Офис мебели, оборудване и консумативи често се посочват като отделни позиции в бюджета на офиса. Когато останат допълнителни пари в края на годината по конкретна позиция, тези средства са първите, които ще бъдат намалени или елиминирани по време на бюджетните съкращения. Важно е да се проучи дизайн на офис мебели, трайност на офис оборудване и отстъпки за офис доставки, така че най-добре да използвате целия си разпределен бюджет по конкретни позиции преди края на фискалната година.
Офис обзавеждане
Терминът офис мебели включва мебели, които са част от дизайна на офиса и включва всички големи мебели, като бюра, маси, столове и полици за книги. Тези големи позиции обикновено струват стотици или хиляди долари на бройка и траят минимум пет години. Бюджетът за офис обзавеждане може да бъде несъвместим, тъй като повечето разходи за мебели в офиса са включени в разходите за стартиране на компанията.В зависимост от нуждите на компанията, бюджетът за офис мебели може да бъде драстично намален през следващата година или две. Въпреки че някои големи офис обзавеждане може да се наложи да се подменят на всеки двадесет години, висококачествените офис мебели никога няма да се нуждаят от подмяна. Добре проектираните и функционални мебели могат да повишат производителността и ентусиазма на работниците, което означава, че инвестицията в офис мебели често е инвестиция в имиджа на компанията.
Офис техника
Офис оборудването е функционален или механичен елемент, използван за улесняване на производството в офиса, като факс или копирна машина. По-евтините предмети, като например телбод, обикновено се класифицират като офис консумативи. Съвременният офис изисква изобилие от офис оборудване. От 2010 г. основното офис оборудване включва компютър за всеки служител, а принтер и скенер се използват често във всяко офисно пространство. По-съвременно оборудване може да включва скенер за пръстови отпечатъци или очите, високотехнологични цифрови фотоапарати или видеорекордери и оборудване за видеоконференции, включително прожекционен апарат с плосък екран. Офис оборудването може да се наложи да се сменя по-често от офисните мебели, особено когато се дебютира и използва новата технология. Колкото по-важно е функцията на офис оборудване за офиса, толкова по-често ще трябва да бъде заменена. Офис оборудването, което се сблъсква с повече износване от ежедневната и постоянна употреба, като фирмен лаптоп или мобилен телефон, ще има по-кратък срок на експлоатация и по-големи разходи за поддръжка. Разходите за поддръжка и ремонт на офис оборудване трябва да бъдат отделна позиция от разпределението на офис оборудване.
Канцеларски материали
Общите офис консумативи включват всички елементи, необходими за управлението на офиса. Малки офис оборудване, като например телбод и лентови дозатори, също могат да бъдат закупени по тази позиция. Основните разходи за офис доставки могат да включват хартия, печатни форми и документи, бележки и бележки. Всички консумативи, като химикалки, моливи, маркери и всички принадлежности за писане, също попадат в тази категория. Офис консумативите трябва непрекъснато да се попълват поради тяхната мобилност и възможност за разполагане. Често е трудно да се отчитат всички дребни предмети, особено когато офисът използва отворен шкаф за доставки. Обърнете специално внимание на седмичните инвентаризации и на фактурите. Погледнете елементите, които изчерпват по-голямата част от бюджета на офис доставки и пазарувате наоколо. Можете лесно да намалите разходите си и да увеличите спестяванията си чрез проучване на най-добрите цени.
