Писането за бизнес аудитория не е същото като писането на писмо до приятел. Целта на писмото е различна - обикновено ще предавате конкретна информация или ще помолите някого да извърши конкретно действие - и има някои очаквания по отношение на форматирането и стила. Често бизнес писмо ще бъде първото впечатление, което правите на някого, така че е важно да го направите правилно.
Какво е бизнес писмо?
Бизнес писмо е всяко писмо, което организацията изпраща на друга организация, или кореспонденция между организацията и нейните клиенти, доставчици и други страни. Писмо, което пишете като част от работата си, ще се квалифицира като бизнес писмо, но всяко писмо, което изпращате на бизнес, организация, общност или група в професионален контекст, също ще попадне в тази категория. Основният тест е от съдържание: получателят ще има ли интерес от това, което пишете, доколкото то засяга техния трудов живот? Ако е така, тогава вашето писмо ще се квалифицира като бизнес писмо.
Защо ще трябва да напишете бизнес писмо
Фирмите пишат на клиенти, клиенти, доставчици и заинтересовани страни, за да предадат важна информация. Например, те могат да поръчват стоки от производителя, да информират клиента за състоянието на поръчката си, да описват значителни промени в условията на компанията, да идентифицират възникнал проблем или да предадат добра воля. Много бизнес писма ще включват призив за действие, т.е. писмото ще изисква конкретна информация или отговор от получателя.
Индивидите избират формата на бизнес писмо, когато има нужда да пишат по ясен и професионален начин. Примерите включват молба за работа, мотивационно писмо за възобновяване на работата, писмо с жалба, оставка, препоръка, приемане или отхвърляне на официален ангажимент или искане на информация от бизнес. Общото между тези писма е очакването, че ще бъдете кратки и конкретни, а не творчески или напомнящи в стила си на писане.
Формати за бизнес писмо
Бизнесът в Съединените щати използва един от четирите общи формата на букви, които са изброени по-долу. От тях, стилът на блока е най-популярен.
Формат на блоково писмо: С стил с блокова буква, целият текст е подравнен с лявото поле. Ще структурирате писмото така, че текстът от ред да е с едно и също разстояние, а параграфите да са двустранни. Маржовете обикновено имат стандартна настройка от един инч, въпреки че някои фирми се различават по този начин, за да приспособяват стила им.
Формат на полублокова буква: Полублокът е идентичен на блоковия формат, освен че първият ред от всеки абзац е с отстъп.
Алтернативен формат на блоковите писма: Този формат следва последователно блоковия формат освен, че датата, допълващото затваряне ("искрено") и името на автора, заглавието и подписът се появяват в дясната страна на страницата. Освен ако не използвате бланки, адресът за връщане на писателя също ще се появи отдясно.
Опростен буквен формат: Друг вариант на блоковия формат, опростеният стил пропуска отварянето на поздрава ("Уважаеми г-н Смит:"). Изберете този формат, когато нямате името на получателя.
Как да адресирате получатели в бизнес писмо
Адресирането на бизнес писмо до един получател е сравнително лесно. Просто напишете името и адреса на получателя на вътрешния адресен адрес в лявата част на страницата. Отворете писмото си с поздрав: "Уважаеми г-н / г-жа / г-жа фамилия:" или "Уважаеми господине / госпожо:" Забележете двоеточие в края на поздрава - само лично писмо използва запетая; бизнес писмо винаги използва двоеточие.
Приемливо е да напишете името на лицето, ако сте на първо име с получателя, например, срещнахте няколко пъти и познавате добре лицето. В този случай поздравът ви щеше да прочете: „Скъпи Джозеф:“ Не се стремете веднага да се свържете с първо име. счита се за груб.
За да се обърнете към няколко получатели в една и съща буква, изберете една от следните опции:
Когато получателите работят на едно и също място: Напишете заглавието, името и (по желание) заглавието на всеки получател, последвано от единния адрес на фирмата във вътрешния адресен блок. За поздрава, избройте името на всеки получател в същия ред, както те се появяват в адреса.
Пример:
Г-жа София Проктор, главен изпълнителен директор Г-н Мартин Бърн, директор по продажбите Д-р Regan Coulson, маркетинг мениджър ABC Limited Градска улица Townsville, Кентъки 395494
Уважаеми г-жо Proctor, г-н Byrne и д-р Coulson:
Когато получателите работят на различни адреси: Всеки получател трябва да получи собственото си писмо, така че трябва да подготвите няколко копия на същата комуникация. Използвайте анотацията на копието след затварянето - "cc:" - за да изброите имената на другите получатели. Анотацията позволява на всеки получател да знае кои са другите получатели.
Пример:
Г-жа София Проктор, главен изпълнителен директор ABC Limited Градска улица Townsville, Кентъки 395494 Уважаеми г-жо Proctor: Писмо На Ваше разположение, Джейн Доу Копие: г-н Мартин Бърн, директор по продажбите, д-р Регън Коулсън, маркетинг мениджър
Когато има много получатели: Когато пишете на много получатели, като например членовете на борда на директорите, уместно е да напишете едно писмо и да го адресирате към групата като цяло. Поздравът трябва да се отнася и за тялото на хората, например, "Уважаеми търговски отдел" или "Уважаеми екипи за връзка на общността". Използвайте разпределителен блок в края на писмото, за да изброите отделните членове на групата, които трябва да прочетат писмото.
Пример:
Борда на директорите ABC Limited Градска улица Townsville, Кентъки 395494 Уважаеми членове на Управителния съвет: Писмо На Ваше разположение, Джейн Доу Разпределение: Г-жа София Проктор Г-н Мартин Бърн Д-р Регън Коулсън Г-жа Елизабет Меджия Проф. Зайн Варгас Г-н Коен Андерсен
Различните части на бизнес писмото
Независимо дали използвате блоков формат или друг стил, вашето бизнес писмо трябва да съдържа следните раздели:
Заглавие или адрес за връщане: Фирмите обикновено използват печатна хартия, която включва специално проектирано лого или бланка в горната част на листа. На бланката е посочен адресът и координатите за връзка с организацията. Ако не използвате бланки, напишете вашето име и адрес в горния ляв ъгъл на писмото. Приемливо е, но не е задължително да се включи телефонния ви номер и имейл адрес, ако това би било полезно за получателя.
Дата: Напишете датата във формат месец-ден-година непосредствено под адреса за връщане. Тъй като други страни използват формата ден-месец-година, избягвайте объркването, като преписвате датата с думи, а не под формата на цифри - "28 юни 2018 г."
Вътрешен адрес: Напишете името на получателя, името на фирмата, адреса и пощенския код. Ако е уместно, включете длъжност. Винаги подравнявайте вътрешния адрес с лявото поле, когато използвате стандартни бизнес канцеларски материали. Това означава, че адресът ще се появи в прозореца на плика, когато е сгънат в три секции.
поздрав: Не забравяйте да използвате дебелото черво след поздрава, както е описано по-горе.
Ред на темата: Добавянето на незадължителен ред на темата помага на получателя да разбере бързо за това писмо. Ето един пример:
Уважаеми г-н Филипс:
Заявка за пакет за кандидатстване за работа
тялоТова е мястото, където гумата отговаря на пътя. Започнете с кратко изявление, което описва защо пишете, последвано от поредица от параграфи, които очертават въпроса. Дръжте писмото кратко. За повечето бизнес писма, два до пет параграфа са идеални.
Безплатно затваряне: Имате различни опции за закръгляване на бизнес писмо. Ето няколко примера:
- Искрено Ваш,
- На Ваше разположение,
- Искрено Ваш,
- С уважение,
- Сърдечно,
- Най-добри пожелания,
Подпис: Отпечатайте името и длъжността, оставяйки интервал между въведеното име и допълващото затваряне. Ще подпишете името си в това пространство.
Приложения и въглеродни копия: Включете cc: ако изпращате копия от писмото на някой друг. Ако някой документ е приложен към писмото, напишете "Приложение" или "Encl." под блока с подписите.
Как да напишем тялото на бизнес писмо
Каквато и да е целта на вашето бизнес писмо, е важно да запазите тялото на писмото ясно и сбито. Разберете, че получателят ви е зает и вероятно ще го прегледате. Структурирайте писмото си в логически параграфи - една идея на всеки параграф - така получателят може бързо да стигне до долния ред.
Кратко, обаче, означава тъп; трябва да се стремите към дипломатически и професионален тон. Разгледайте двата примера:
След внимателно обмисляне, реших да приема позиция в друга компания. Ще работя в Компанията ABC.
Втората версия е кратка, но е прекалено пряка и ненужно груба. Тя може да обиди читателя. Първият пример, макар и по-малко сбит, е по-уважителен.
След като направите точките си в тялото на писмото, завършете с покана за действие, кратко изявление, което описва какво бихте искали да се случи сега. Не забравяйте, че вашият читател е зает. Не я оставяйте да предполага, какво следва да прави. Ето няколко примера:
Ако сте съгласни с това предложение, любезно отговорете до 31 май. Ако искате информацията за контакт с хора, които успешно са ползвали услугите на XYZ, моля, пишете ми на [email protected].
Опции за глас и език
Езикът на бизнес писмата варира от спокоен, разговорен стил до хиперформалния, технически стил, намиращ се в юридическата кореспонденция. Най-ефективните бизнес писма постигат баланс между тези две крайности. Въпреки че бизнес писмата са станали по-малко формални във времето, писането, което е твърде случайно, може да се окаже непрофесионално и неискрено. Прекалено официалното писане, от друга страна, може да отблъсне читателите, които може да не разбират специфичния за вашата индустрия език, терминология и формулировка. Както при всички писания, трябва да съпоставите тона на публиката. Това ви дава много свобода при избора на стил.
Освен ако не работите в особено формална индустрия като банковия сектор, трябва да се стремите да използвате ежедневните думи вместо техния официален еквивалент - "начало" вместо "започнете", "край" вместо "прекрати" и "опитайте" вместо "усилие." Поддържането му просто може да изглежда противоречиво, тъй като повечето хора свързват професионалния речник с по-дълги и по-сложни думи. Яснота обаче е ключова. Много по-важно е, че получателят разбира Вашето писмо с минимални усилия от негова страна, отколкото да покажете Вашия впечатляващ речник.
Избягвайте контракции като "аз", "не мога" и "не", освен ако те не са специфична характеристика на стила на къщата на вашата фирма. Някои компании предпочитат да използват по-неформален глас, когато пишат на потребителите, за да отворят разговора; други биха поставили официален тон. Съвместимостта е от ключово значение. Ако предпочитате един стил на писане над друг, уверете се, че съобщавате своя избор за стил в организацията и се уверете, че всеки следва същия стил на ръководство.
Пример за бизнес писмо
Сложете всичко заедно, ето пример за кратко бизнес писмо в блоков формат:
Г-н Курт О'Рян ABC Limited Градска улица Townsville, Кентъки 395494 11 януари, 2018 Уважаеми господин О'Рян: Пиша ви още веднъж да ви благодаря за активната подкрепа в нашата програма за популяризиране на общността Townsville "Grow Wild". Вашата обратна връзка, вашата конструктивна критика и ценният ви опит допринесоха значително за успешното изпълнение на този проект. Вече получихме пълно финансиране за нашия последващ проект, който временно е озаглавен "Природата на вратата ти". Ще се радваме да се съгласите да продължите сътрудничеството си по този проект. Със сигурност бихме могли да използваме вашето прозрение и опит. Прилагам кратка брошура, която описва предложението за вашия прочит. Бих искал да се срещна с вас, за да обсъдим следващите ни стъпки и ще се обадя в офиса ви следващата седмица, за да насрочите среща. Благодаря предварително за Вашето внимание. Искрено Ваш, Джейн Доу Приложение:
