Важен елемент от управлението на бизнеса е наличието на солиден контрол върху финансите на фирмата. Това включва управление не само на наличните парични средства на компанията, но и на дълга му. Въпреки че има няколко начина да се направи това, едно от най-ефективните е да се използва система за дебитно и кредитно счетоводство. Разбирате ли смисъла на дебит и кредит? По-важното е, разбирате ли разликите между тези два термина във връзка с вашия бизнес и как те са различни от това, с което сте свикнали като потребител?
Ако сте малко размит за разликите между кредит и дебит, не сте сами. Въпреки това, колкото повече разбирате за кредитите и дебитите, толкова по-добре ще разберете как вашият бизнес харчи парите си. Ако искате наистина да се справите с финансите на фирмата си, но не сте сигурни в тази област, най-доброто място за започване на обучение е с дефиницията на дебит и кредит.
Какво е дебит?
Дебитите са транзакции, които вашият бизнес прави, което струва пари. Това може да звучи просто, но това е по-сложна тема, отколкото някои осъзнават. Има много видове дебити в света на бизнеса, и да ги объркате могат да объркат книгите ви, ако не сте внимателни. За щастие има един лесен начин да запомните най-често срещаните видове дебити, така че да не се сблъскате с този проблем.
Ако имате проблеми с проследяването на дебита, помислете за думата DEAL. Можете да използвате това, за да помните, че всички дебити са Draws, Expenses, Assets или Losses. В този случай "тегленията" са тегления на пари в брой или всякакви други неотчетени парични средства, които излизат от бизнеса ви. "Разходи" са оперативни разходи, включително разходи като комунални услуги и заплати. "Активи" се отнася до пари, които се изразходват за придобиване на физически активи, оборудване или недвижими имоти. "Загубите" са точно това, което те звучат като инвестиции, които отиват на юг или други ситуации, които карат компанията да губи пари.
По същество, всички пари, излизащи от вашата компания, са дебитни. Ако искате да сте сигурни, обаче, можете да използвате тази мнемоника, за да проверите. Лесно може да запомните, че парите, изтеглени от дребни пари, са дебитни, както и парите, изразходвани за нов принтер, ново офис пространство или придобиване на други активи. Разходите за заплати, данъци и други бизнес разходи също се квалифицират като дебити, както и парите, загубени, когато една голяма бизнес инвестиция падне.
Така че, ако дебитите са парите, които излизат от вашия бизнес, какво прави това кредити?
Какво е кредит?
Като потребител може да мислите за кредит като обезпечена или необезпечена линия на дълг, срещу която се заемате; те се срещат най-често в кредитни карти и други кредитни линии. Определението на кредита в счетоводството обаче е различно. Когато говорите за финансите на вашата компания, кредитът е нещо добро; това са парите, които идват във вашата компания, подобно на това как дебит е парите, които излизат от вашата компания.
Както и при дефинирането на дебит, има полезна мнемоника, която да следи какво представлява кредит в света на бизнеса: GIRLS. G означава "печалби", които представляват увеличение на цената на акциите на компанията. Аз означава "доход", който е пари, които влизат във вашата компания и не се броят като печалба или приход. Това означава също, че R означава "приходи", което е пари, спечелени чрез продажби или услуги. L е за "пасиви", което е доход, получен от заем или друг дълг от външен източник. S е за "акционерния капитал", който е парите, които акционерите са вложили в компанията чрез инвестиции.
Точно както дебитите са всички пари, излизащи от вашия бизнес, кредитите са всички пари, които идват. Ако не сте сигурни, приложете мнемониката си и вижте дали парите отговарят на една от категориите на кредит. Приходи от продажби на нови продукти? Проверете. Нов заем за разширяване на вашия бизнес? Проверете. Има ли увеличение на инвестициите на акционерите, което води до увеличаване на общата ви цена на акциите? Това е проверка в две различни категории.
Така че сега, когато сте разбрали какви са дебитите и кредитите, за какво трябва да ги използва вашият бизнес?
Когато фирмите използват дебит срещу кредит
Използването на запис на дебит срещу кредит е част от техниката, известна като отчитане с двойно въвеждане. Чрез разделянето на входящите средства от изходящите средства е по-лесно да се разбере какво се случва в счетоводната ви книга. Дебитите се записват в една колона в листа, а кредитите се посочват в отделна колона до колоната за дебит. Тази структура с две колони ви позволява да видите с един поглед, когато парите излизат от вашата компания и когато тя идва.
В рамките на системата за двойно записване всяка транзакция е посочена отделно в своя ред. Ако транзакцията представлява дебит, сумата на транзакцията се записва в дебитната колона за този ред. Ако представлява кредит, сумата на сделката се записва в кредитната колона. Няма запис, който да е написан в двете колони; ако една сделка по някакъв начин би довела до дебит и кредит, двата аспекта на сделката трябва да бъдат написани на отделни редове, така че дебитът и кредитът да се записват сами.
Общите суми на кредитите и дебитите във вашата книга се изчисляват отделно. Това не само ви помага да избегнете математически грешки, които могат да възникнат, когато се опитвате да комбинирате отделни кредити и дебити в една обща сума, но също така ви дава възможност лесно да видите колко пари излизат и излизат.
След като изчислете сумите за дебитите и кредитите си, изчислете общия капитал на фирмата, като извадите сумата от дебита от общата сума на кредита. Ако имате повече дебити от кредити, ще приключите с отрицателен собствен капитал, който изисква допълнителни средства за покриване; това може да означава ликвидиране на някои активи, поемане на допълнителен дълг или привличане на средства от спестявания или други инвестиции на дружеството. Ако обаче имате повече кредити, отколкото дебити, тогава имате допълнителни средства, които да използвате за разширяване, финансиране на покупката на нови активи или извършване на нови инвестиции в бъдещето на вашата компания.
Какво означава кредитна бележка?
Едно нещо, което е важно да научите, когато се занимавате с темата за бизнес дебити и кредити, е кредитното известие. Можете да мислите за това като за обратна фактура. Кредитното известие се дава на бизнеса ви от продавач или от лице, което е в подобна позиция, когато ви издава кредит. Това може да е резултат от повредена стока, която трябва да бъде върната на доставчика или незадоволително повикване за услуга, но това са само примери за случаи, когато може да се издаде кредитно известие.
Самото кредитно известие е разписка, в която се посочва причината за издаването на кредита и кой е упълномощил кредита. Кредитите, свързани с кредитни известия, често идват под формата на "кредитен магазин" или подобни кредитни структури, като предоставят на Вашия бизнес определен размер на предплатения кредит при продавача или доставчика на услугата при следващата Ви поръчка или повикване. Кредитното известие служи като документация за тази предплатена сума и се използва от вашия счетоводен отдел, за да отбележи транзакцията като кредит в книгата ви. След като направите поръчка, осъществите повикване за услуга или по друг начин използвате кредита, в регистъра се записва дебит, за да обозначите транзакцията, която използва кредита, посочен в бележката.
Заслужава да се отбележи, че дебитните известия също съществуват и действат в обратния начин на кредитни известия. Ако фирмата ви издаде дебитно известие, то е във връзка с проблем с връщането или услугата, който те са имали във вашата компания. За да изпълните дебитната бележка, трябва да обработите възстановяване на връщане или да издадете предплатен кредит за сумата на бележката. Разбира се, в ситуация, в която някой е недоволен от елемент или услуга, предоставена от вашата компания, е по-вероятно да предоставите кредитно известие, вместо това лице да изготви дебитно известие. В резултат на това кредитните известия са много по-често срещани и по-вероятно да бъдат използвани в хода на вашите бизнес сделки.
Бизнес кредитни съображения
Понятието за кредити, във връзка с дебитите, е важно за бизнес счетоводството. За съжаление, понякога това води до малко объркване за онези, които не са запознати с двойното счетоводство. Поради различните значения, свързани с думата "кредит", е важно да се обърнем към темата за кредитните линии и други форми на кредитиране, отпускани и на бизнеса. Това не само ви предоставя необходимата ви информация, ако бъдете помолени да направите разлика между двете, но и пасивите все още се считат за кредит при счетоводство с двойно въвеждане.
Бизнес кредитните карти и кредитните линии са подобни на това, което сте запознати с потребителската страна на нещата, но те се издават на самия бизнес, вместо на отделния човек. Ако бизнесът ви е сравнително нов, може да се наложи да предоставите лична информация и да се подложите на кредитна проверка, за да осигурите бизнес кредит, тъй като повечето кредитори не са склонни да дават кредит на бизнес, който няма реална история. В този случай те използват кредитоспособността на собственика като начин за установяване на кредит. Това създава лична отговорност за вас, но понякога това не може да бъде избегнато. Тъй като вашият бизнес става все по-утвърден и работи с една или повече банки, той ще изгради своята кредитоспособност. В този момент можете да кандидатствате за корпоративни кредитни карти и други кредитни продукти, издадени единствено въз основа на бизнес репутацията и нейните активи.
От съществено значение е тези кредитни продукти да се записват като кредити във вашата книга, въпреки че те действително представляват дълг. Те са разширение на покупателната способност на вашата компания и следователно се разглеждат от счетоводната книга като същата като паричните средства в същата сума. Покупките, направени с кредитните продукти, все още се записват като дебити, разбира се, и намаляването на наличния кредит се записва в счетоводната книга поради факта, че дебитът намали общия наличен капитал (който включва сумата на кредитната Ви линия, когато сте добавили тази сума като кредит.)
Месечните плащания по Вашите кредитни линии ще бъдат добавени като разходи, когато сметките влязат, намалявайки собствения капитал допълнително, докато извършвате плащания по тях. Обърнете внимание, че не можете да добавите обратно плащането към капитала, след като е обработено, въпреки че наличният Ви кредит е разширен. Въпреки че разполагате с повече кредити, все още имате по-малко пари в брой, защото първо трябваше да извършите плащането. Това запазва Вашия капитал балансиран, докато погасявате кредитните си линии, тъй като всяко плащане изисква действителни пари в брой. Няма да добавите обратно кредитни линии като кредитна книга, освен ако фирмата ви не отвори нов ред.
