Писмо за порицание за отсъствия от работа е официална стъпка, която може да доведе до прекратяване, понижаване или намаляване на работното време. Писмото посочва, че ръководството има сериозни опасения относно ангажимента на служителя към работата или способността да изпълнява отговорно задълженията си. Въвеждането на писмото на бланките на фирмата и ръчно доставяне в запечатан плик допринася за въздействието. Целта е да принуди служителя да осъзнае, че неговият рекорд на присъствие трябва да се подобри.
Прегледайте бележките си, за да потвърдите, че служителят е получил устни забележки за отсъствие от работа. Отбележете датата на устните забележки и отговора на служителя. Имайте предвид, че служителят е обещал да коригира проблема, но не го е направил.
Порицайте служителя в първия параграф на писмото. Уведомете служителя, че писмото служи като официално порицание за отсъствия от работа и че е възможно допълнително коригиращо действие, ако ситуацията продължи.
Подробности за отсъствията във втория параграф. Използвайте листове за време или записи, предоставени от човешки ресурси, за да отбележите дните, които служителят е пропуснал с извинени или неоправдани отсъствия. Кажете на служителя защо честото отсъствие е лошо за служителя и компанията. Обяснете, че хроничното отсъствие от работа кара колегите на служителя да загубят доверие в работника или това струва парите на компанията заради загубеното производство.
Затворете писмото, като обясните какво трябва да направи служителят, за да се върне на пистата. Например, обяснете, че през следващите шест месеца служителят трябва предварително да поиска писмени почивни дни. Също така имайте предвид, че служителят трябва да осигури бележка от лекар за отсъствия поради болест. Кажете на служителя, че неспазването на правилата може да доведе до по-дисциплинарни поправки до и включително прекратяване. В последния параграф се отнасят служителите до програми за консултиране, ако повтарящите се лични или семейни проблеми са причина за отсъствията.
