Независимо дали са изпратени от пощенската служба или по електронната поща, бизнес писмата винаги следват определен формат и стил. Следването на формата бързо достига до точката и съобщава на читателя ви за допълнителни свързани документи, които сте включили, като например автобиография, подписан договор или копия на платени фактури. Подробните прикачени файлове в тялото на вашето писмо и отбелязването им в дъното на писмото е професионален начин да помогнете на получателя да разбере защо пишете и какви допълнителни материали сте изпратили.
Кажете на читателя защо пишете
Добре написаното бизнес писмо започва с едно изречение, обясняващо защо пишете. Кажете на получателя какво и колко документи прикачвате и защо ги включвате. Трябва да започнете с фрази като: „Прилагам автобиографията си за позицията на асистент мениджър“ или „Приложено е копие от полученото писмо, потвърждаващо последното ми плащане“.
Избягвайте да сте твърде формални
Вашето писане на бизнес писмо не трябва да включва много по-официалната фраза "Моля, приложете …" Докато не е граматически неправилно, този вид официален писмен език се използва най-вече в академични списания, официални документи и места, където се изисква повишено ниво на сериозност. Като общо правило, избягвайте прекалено официалния език в ежедневната си бизнес кореспонденция и имейли.
Избройте Приложенията или Приложенията под Вашия Подпис
В долната част на писмото след линията за подпис е подходящото място за прикачени файлове. Ако изпращате имейли, двойно пространство след подписването и след това цитирайте прикачените файлове с кратка нотация като „Приложение: Резюме за Джейн К. Доу“. Ако изпращате писмо чрез пощенската услуга, ще добавите кратко описание, загражденията са с две линии под подписа. Можете да напишете думата “enclosure” (Пример: “Приложение: Месечна обобщена информация за пазара”) или да използвате общата бизнес съкращение “enc.” (“Enc: Resume for John K. Doe”).
Допълнителни съвети за бизнес имейл
Как да наименувате прикачени файлове: Форматирането е от решаващо значение при изпращане на бизнес имейл. Името на файла на прикачения файл трябва да е свързано с имейла ви. Включете името си, кратко описание на темата и датата на имейла. Ако има повече от една страница към прикачения файл, посочете и това.
Прикачване на снимки ефективно: Ако изпращате снимки, уверете се, че изрязвате снимките си, за да показвате само това, което е подходящо, и в малък или среден размер, които бързо ще се изтеглят на компютъра или устройството на получателя.
Уверете се да включите всичко: Преди да запечатате плика или да натиснете бутона за изпращане, уверете се, че кутиите ви са в плика или че сте прикачили документите си към имейла си. Много рекрутери и други фирми могат да отхвърлят писма, които не включват исканите прикачени файлове. Той също така създава впечатлението, че подателят е безгрижен.
