Писането на бизнес писмо до някой, когото не познавате, обикновено не е по-трудно от писането на писмо до някой, с когото вече сте запознати. Форматът на писмото все пак трябва да бъде професионален и да се придържа към правилните стандарти за комуникационен етикет в бизнеса. Преди да започнете бизнес писмо, уверете се, че знаете как да изписвате правилно името на получателя и да имате правилното име и адрес на лицето.
Започнете писмото с подходящо представяне на бизнеса за неизвестно лице, като "Уважаеми г-н Смит" или "Уважаема г-жо Джонсън", използвайки собственото фамилно име на лицето. Ако писмото е адресирано до жена, чието семейно положение не е известно, използвайте префикса "Ms." Прекратете въвеждането с двоеточие вместо със запетая, ако буквата е по-формална.
Представете се на получателя, тъй като още не сте се срещнали. Обяснете защо пишете в първия параграф на писмото.Предайте с професионален глас целта на вашето запитване и какво е това, което искате от получателя.
Напишете писмото в подходящ за бизнеса формат. Използвайте параграфи, които са изчистени отляво встрани от страницата, и избягвайте отстъпите на абзаци. Включете едно пространство след всеки абзац. Край на писмото с подходящ за бизнеса подпис като „Искрено“ или „С най-добри пожелания“.
Използвайте професионален и обективен глас в тялото на писмото. Останете безпристрастен и приятелски настроен, докато все още предавате уважение. Включете бележка за благодарността му за времето.
