Работодателят е отговорен за поддържането и съхраняването на персонала на персонала за определени периоди. Видът на документацията на персонала, който се съхранява в досието, определя колко време трябва да се съхранява. Всички записи за персонала трябва да се съхраняват в сигурна, но лесно достъпна зона.
Една година
Има някои записи за персонала, които трябва да се съхраняват поне една година след като служителят напусне компанията. Те включват всички записи за действия по заетостта, като промоции, трансфери и прекратявания, както и всякакви тестове преди започване на работа, записи на жалби и съдебни действия.
Две или три години
Всички записи, свързани с заплащането, като печалби, карти за време, графици и ставки на заплащане, трябва да се съхраняват две години след прекратяването на работника. Действителните отчети за заплатите трябва да се запазят в продължение на три години след освобождаването на служителя. Всички документи, свързани със Закона за семейството и медицинския отпуск, трябва да се съхраняват и три години.
Пет години
Според администрацията по безопасност и здраве на работното място всяка информация, включително обобщение на подробности, свързани с трудова злополука или заболяване, трябва да се съхранява в продължение на пет години. Все пак медицинските прегледи, които се изискват от закона поради трудова злополука или заболяване, трябва да се пазят в продължение на 30 години.
