Служебните разписания на служителите са от решаващо значение за отчитане на дължимите заплати, натрупаните времеви начисления и отсъствията на служителите. Много работодатели съхраняват записите за времето и заплатите на служителите си като резервно копие на метода си за обработка на заплатите. Историческите данни са полезни, ако трябва да проверите двойните заплати на служителите, данъчните удръжки и удръжките на заплатите. Въпреки това, федералните закони определят колко дълго работодателите трябва да поддържат трудов стаж, който включва периода, за който работодателите трябва да поддържат и времеви записи. Според федералните закони, работодателите трябва да запазят график за минимум две години.
Записите за заетостта включват информация за служебните назначения, изпълнението, дисциплината или коригиращите действия на служителя, както и за всички договори или споразумения, като колективен трудов договор или трудов договор. Информацията за компенсацията е също част от записа на служителя, заедно с времевите записи, които обикновено съдържат лична информация, като например номера на социалното осигуряване на работника или служителя, процент на заплащане, класификация за освобождаване или неизпълнение, процент на натрупване за почивка или платено време, а в някои случаи и извънреден труд. или разликата в заплащането.
Разписания са трудови записи
В зависимост от практиката на работодателя за съхраняване на документи, разписанията са част от трудовата книжка или се съхраняват отделно като записи за заплати. Така или иначе, записите във времето и разписанията се считат за трудов стаж и следователно подлежат на определени закони, които задължават задълженията на работодателите за водене на отчетност.
Закон за справедливите трудови стандарти
Работодателите, които са обект на Закона за справедливите трудови стандарти, трябва да спазват разпоредбите, регулиращи минималната работна заплата, заплащането за извънреден труд, освобождаването и класификацията на неизпълнението, както и воденето на документация, свързана с всичко, свързано с заплащането на служителите. FLSA не изисква специален формат за поддържане на работен график на служителите, но агенцията изисква от работодателите да поддържат определена подробна информация относно времето и заплащането на неработещи служители.
Задържане на запис
Записването на записи за трудови записи и трудови договори е три години. За разписанията и записите, съдържащи специфична информация като отработени дни, удръжки, удръжки и други подробности, изискването е две години. Най-добрите практики за човешки ресурси вероятно биха препоръчали да се запазят всички записи относно заплащането и обезщетението на служителите в продължение на три години, тъй като има значително припокриване между работодателите по записите, които трябва да запазят за две години и документи, които работодателите трябва да пазят в продължение на три години.
Има отделни изисквания за видовете документи, които работодателите трябва да поддържат за освободените работници; въпреки това, в най-добрия интерес на работодателите е да поддържат записи по подобен начин и за еднакъв период от време. Това е от полза за работодателите в случай, че възникнат въпроси, свързани със сравненията между освободени и недискриминирани работници. Когато работодателите водят освободени записи на служителите въз основа на съвсем различен процес, отколкото на неизпълнени служители, трудно е да се оправдаят практиките за човешките ресурси по отношение на освободените срещу неизплатените плащания, ако записите не се поддържат последователно за същия период от време.
Правила за водене на записите на EEOC
Федералното правителство улеснява работодателите да решат какво трябва да запазят и за колко време да създадат подобни правила за водене на отчетност между агенциите. Комисията за равни възможности за заетост в САЩ прилага антидискриминационни закони и като част от правоприлагащите органи изисква от работодателите да поддържат трудови ведомости и други трудови досиета за три години. Всъщност EEOC казва, че записите, които биха могли да станат част от иск по Закона за равното заплащане, трябва да се запазят най-малко три години. Трудовите досиета, включително записите за времето, които са част от официална обвинение за дискриминация, трябва да бъдат запазени до окончателното решение.
