Като компания, вие трябва да пазите определени видове документи на файл, като трудови документи и фактури, както по бизнес, така и по юридически причини. В някои случаи търговецът трябва да съхранява копия на разписки за кредитни карти на ръка за определен период от време. Научете кога е безопасно да хвърляте тези квитанции по време на работа.
Кредитни карти
След като клиент закупи продукт или услуга от вашата компания, използвайки кредитната си карта, обикновено трябва да й предоставите отпечатана разписка за нейните записи - особено в случай на пряка сделка. Квитанцията съдържа сумата на транзакцията, кода за одобрение, името на притежателя на кредитна карта и мястото за подпис на клиента. Също така запазвате копие на подписаната разписка за вашите записи.
Защо да ги държим?
Ако възникне случай, когато клиентът оспори таксата за кредитна карта от вашата компания, вие сте отговорна, като търговец, за доказване, че е валидна. Една от първите позиции, които банката на клиента ще поиска, е копие от разписката за кредитната карта, свързана с транзакцията. Доставчикът на търговски услуги също трябва да види подписаната разписка, за да проучи спора от ваше име. Ако спорът на клиента е одобрен, тъй като не можете да предоставите копие от подписаната разписка за продажби, ще трябва да заплатите скъпи такси за обратно плащане и да загубите размера на продажбата, както и продукта или услугата, които сте продали.
Кога да хвърляш
Поради възможността за спорове от клиенти не е разумно да се изхвърля квитанция за продажба на кредитни карти, само защото сделката е изчистила сметката ви на търговец - дори ако вече сте получили средствата от продажбата. Банките обикновено предоставят на клиентите около 60 дни, за да оспорят такса съгласно Закона за честното кредитиране. Безопасно е да се запази разписката за кредитна карта за поне три месеца. Ако имате нужда от постъпленията от продажбите, специално за целите на отчитането на данъка върху доходите на предприятията, дръжте ги на разположение поне шест години.
Съхраняване на касови бележки
Ако трябва да запазите тези разписки за продажби, ги съхранявайте в сигурно, заключено място, тъй като те съдържат чувствителна информация за клиентите. Съхранявайте тези чувствителни данни далеч от достъпа на неупълномощени служители и външни лица, за да избегнете проблеми с измами с кредитна карта или идентифициране на кражба. Споразумението ви за услуги за търговци може да очертае конкретни правила за това как да управлявате и съхранявате поверителни данни за кредитни карти за клиенти в съответствие с насоките на стандарта за защита на данните за платежните карти. PCI DSS е организация, която предоставя насоки относно управлението на данните за кредитни карти на клиентите.
