Организационният преглед може да се състои в анализиране на вашите бизнес функции, структура на служителите, оперативни процеси или комбинация от тях. За собствениците на малки предприятия ефективният организационен преглед включва проучване на структурата и ефективността на вашите отдели или функционални области и преглед на служителите във всяка област.
Проучете функционалната структура на бизнеса
За да започнете организационния си преглед, определете какъв тип организационна структура имате. Много малки предприятия започват с плоска структура, която се състои от собственика и няколко ключови служители, които работят заедно за управление на производството, маркетинга, продажбите, финансовите и човешките ресурси на компанията. Няма мениджъри, като собственикът взема всички или повечето от важните решения. Тази структура няма нива на служители, като директори, мениджъри и координатори. Функционалната структура разделя организацията ви по задачи, като счетоводство, човешки ресурси, производство, маркетинг и продажби. Компаниите с тази структура създават отдели със специализирани мениджъри и служители. За да контролира тези отдели и техните ръководители, фирмите могат да създадат „C-Suite“, който се състои от управленски екип с главен изпълнителен директор, главен оперативен директор и главен финансов директор. По-големите компании имат по-сложни структури, включително матрични и дивизионни организации, за да управляват много служители, отдели, дивизии и дори различни компании, работещи под корпоративен чадър.
Разгледайте организационната си таблица
След като определите типа на организационната структура, погледнете организационната си схема, която е диаграма на позициите на служителите ви, показваща кой работи, къде работи, за кого и „тотемния полюс“ на вашия бизнес. Сравнете организационната си структура с организационната си структура, за да определите дали вашите позиции ефективно се съгласуват с различните функции, които трябва да изпълните. Например: Дали вашите продавачи докладват на маркетинговия мениджър или обратно, и какви ползи / проблеми създава това? Вашият производствен мениджър наблюдава ли ви дистрибуторския мениджър или те работят самостоятелно?
Анализирайте процесите и процедурите
Сега, след като сте проучили функционалните си области и служителите в тях, оценете процесите и процедурите, които вашият бизнес използва, за да приемат продукти и услуги от концепцията до доставката.Разгледайте не само процесите, които всеки отдел използва, за да извърши своята работа, но и взаимодействието между отделите. Например, имате ли безпроблемна система за търговци, които въвеждат поръчки, вашият счетоводен отдел след това провежда проверки на кредити и одобрява нови клиенти, вашите поръчки за попълване и изпращане на склад и вашият счетоводен отдел изпраща фактури?
Прегледайте финансовите данни
Ако нямате главен бюджет, създайте такъв, за да определите влиянието на операциите си върху крайния резултат. Основен бюджет е финансов инструмент, който интегрира вашия годишен бюджет, главна книга, отчети за паричните потоци, отчети за печалбата и загубата, отчети за баланса и вземанията. Избройте основните си разходни области, като труд, материали, администрация или маркетинг. Определете дали можете да ги намалите чрез подобрена организационна структура или преструктуриране на персонала, или по-добри процеси и процедури. Подредете източниците на приходи и центровете за печалба и определете дали организационните промени или промените в персонала могат да подобрят ефективността ви в тези области.
Направете препоръки
След като сте анализирали вашата бизнес структура, организационна диаграма, процеси и процедури, избройте областите за подобрение и направете предложения. Срещнете се с всеки ръководител отдел, за да прегледате вашите констатации. Използвайки обратната връзка на мениджърите, проведете групова среща на вашите мениджъри, за да обсъдите вашите констатации и да поискате тяхното участие. Кажете им какви са целите ви, като например намаляване на режийните или производствените разходи, намаляване на отпадъците, увеличаване на продажбите или намаляване на времето за доставка, връщането или оплакванията на клиентите. Използвайте отзивите на екипа, за да създадете окончателния си доклад и препоръки.
