Всеки може да оцени гледката на зает, високопоставен изпълнител, седнал зад голямо бюро без колкото лист хартия - да не говорим за прашинка - да се вижда. Външността изглежда реалност, защото тази изпълнителна власт вероятно е също толкова заета, колкото и вие, но е намерил начин да организира работата си в офиса. Можете също така, стига да разработите система, която работи за вас. Това може да означава използването на някои „изпитани“ техники, докато отхвърляме другите.Подобно на този високопоставен изпълнител, не забравяйте, че вие отговаряте и че трябва да се възползвате от контрола върху натовареността си, преди да придобие контрол над вас.
Създайте система за архивиране - електронна и хартиена - така че да можете незабавно да освободите информацията, след като сте го прегледали. Много професионалисти в бизнеса са „майстори на стекерите”, което означава, че те са склонни да натрупват купчини хартия, която в крайна сметка ги затрупва. Поемете ангажимент да работите по проект и след това, когато сте готови, незабавно го подайте. За хартиени файлове създайте файлова система с цветен код, като всеки цвят означава съобщение, което е важно за вас. Например, реализирайте трицветна йерархична система, в която зеленото означава „висок приоритет“, жълтото означава „умерен приоритет“, а червеното означава „нисък приоритет“. Или, за да намалите броя на файловете на бюрото, използвайте двуцветна система. Следвайте същата логика, за да създадете компютърна система за подаване.
Създайте дневен списък със задачи и го пазете с вас през цялото време, за да сте фокусирани и на път. Прехвърляйте задачите, докато ги изпълнявате. По същия начин, винаги съхранявайте календара си, препращайки към тях, ако е необходимо. Прегледайте списъка със задачи в края на всеки ден и началото на всеки нов ден, за да затвърдите ежедневните си задължения в ума си.
Установете срокове и срокове за всяка от тези задачи, като бъдете оптимистични, но и реалистични. Бъдете особено бдителни за времето, което отделяте за четене и отговаряне на имейли, тъй като е невероятно лесно да се засмукате в отнемащия време "имейл вихър". след това решете дали да отговорите или не.
Започнете телефонни разговори и срещи с оценка на продължителността им - и след това гледайте часовника и се придържайте към плана. Хората ще уважават вашата дисциплина, ако кажете нещо подобно: „Доколкото знам, че всички сме заети, нека направим всичко възможно, за да поддържаме това телефонно обаждане или среща до 30 минути.“
Задайте граници за колегите, които могат да се опитат да ви уловят в продължителен обяд или продължителен разговор за ужасно сляпата им дата предишната вечер. Докато някои социални взаимодействия са важни за изграждането на взаимоотношения между колегите, внимавайте да не излезе извън контрол и да хвърлите кривалка в иначе добре структурирания работен ден.
Преразгледайте многозадачността. Може да си мислите, че говорите по телефона, пишете имейл и преглеждате маркетингово предложение, което ви прави супер служител, но всъщност може да се разпространи вниманието ви и вместо това да е контрапродуктивен. Ако трябва, принудете се да съсредоточите вниманието си върху една задача в даден момент и да сравните резултатите с многозадачния режим на организиране на работата ви.
Оценете сегашната си натовареност, преди да се съгласите да поемете нови отговорности. Въпреки че много служители приемат, че трябва да се засилват и никога да не казват "не" на такива искания, внимателно обмислете дали имате време да изпълните задачите и дали те могат да бъдат изпълнени според вашите високи стандарти.
Консултирайте се с вашия ръководител, за да сте сигурни, че сте на прав път с плана си да организирате натоварването на офиса. Прегледайте своя “план за действие” и поискайте обратна връзка.
