През 2013 г. глобалното проучване на заплатите, проведено от Ernst and Young, показа, че 12% от анкетираните са прехвърлили своите заплати на един доставчик. Приблизително 28% са използвали пълна вътрешна система за заплати, а 60% са приложили хибриден модел, като възлагат на външни изпълнители само специфични аспекти на заплатите си и попълват останалата част от компанията. Една заплата услуга може да бъде печеливш бизнес, ако вземете правилния подход.
Бизнес модел
Някои компании за заплати предоставят услуги само на определени видове клиенти, докато други обслужват всички видове бизнес. Вземете реалистичен поглед върху вашите квалификации и ресурси, а след това вземете решение относно бизнес модела на работната заплата. Например, можете да се насочите само към ресторанти, строителни компании или малки офиси. Ако искате да обслужвате по-големи компании, като например тези с над 1000 служители, може да се наложи да изпълнявате сложни задължения, включително мулти-щатски, многодневни заплати, задържане на заплатите и обработка на обезщетения. По-малка компания е по-вероятно да има една заплата, като седмична или двуседмична, и всички свои служители в една държава. Освен ако преди не сте обслужвали голяма компания и имате подходяща административна подкрепа, най-вероятно ще ви е трудно да разтоварите такива клиенти. Тъй като започвате, най-добре е да се насочите към по-малки клиенти.
Стратегии за избор на клиенти
Като внимателно подбирате клиентите си, можете да избегнете трудни и несъвместими клиенти. Не се изкушавайте да приемете всеки потенциален клиент, който идва по ваш начин, просто защото започвате. Оценявайте внимателно потенциалните клиенти и обръщайте внимание на предупредителните знаци. Например, приемайте само клиенти с проверим фирмен адрес и бъдете предпазливи към нови клиенти, които искат директен депозит от следващия ден. В последния случай клиентът трябва да ви изпрати средствата за заплати, преди да извършите транзакцията с директен депозит. Опитайте се да приземите клиенти с постоянни ведомости вместо с еднократни клиенти.
Структура на услугите и цените
Създайте структуриран списък на цените и услугите за маркетингови и информационни цели. Услугите могат да включват директен депозит, текущи чекове, удръжки от заплати, заплащане на заплати, платени времеви проследявания, вноски от работодателя, отчети за заплати и напомняния, самообслужване на служителите и мобилен достъп. Проучете какви са вашите конкуренти и които правят вашата ценова листа конкурентна. Например, можете да предложите обработка на заплатите, директен депозит, онлайн достъп от работодателя и служителя и стандартно подаване на данък за фиксирана месечна такса. Допълнителните услуги, като обработката на W-2 и издаването на спешни заплати, биха понесли отделни разходи. Проучете честотата на заплащане на клиента, броя на служителите и сложността на работната заплата, когато установявате цени. Помислете за предлагане на стимули, като безплатни опити и отстъпки. Инвестирайте в софтуер за заплати, който поддържа вашите услуги.
Правни съображения
Когато получавате нови клиенти, подробностите за всеки договор трябва да са специфични за клиента. Например в договора трябва да се посочва колко често ще се изпълняват заплатите, услугите, които ще предоставите, какви задачи ще бъдат изцяло отговорни за клиента, свързаните с тях разходи и как ще се обработват грешките в работната заплата. Например, Службата за вътрешни приходи смята, че работодателят е отговорен за грешки, свързани с данъка върху работната заплата, което прави трета страна, но някои държави държат отговорността на доставчика на услуги за заплати. Ако е приложимо, регистрирайте бизнеса си в държавната или местната държавна агенция и получете идентификационен номер на работодателя от Службата за вътрешни приходи. Например, в Аризона, не отговаряте на определението за компания за заплати, ако клиентите ви плащат и подават своите собствени данъци.
