Въпреки че писането на бизнес писмо не винаги е трудно, запомнянето на многото правила на бизнес етикета може да бъде предизвикателство. Може да изглежда сложно да напишете бизнес писмо до множество получатели, но можете да го направите с ясни насоки. Следвайте етикета, който отделя писмото ви като професионален и внимателен, като се обръщате правилно към всички получатели.
адреси
Започнете писмото си, като поставите името и адреса си горе, заедно с телефонния си номер и имейл адреса си. След двойно пространство, включете имената и адресите на всеки получател по азбучен ред. Ако един или повече от получателите получат писмо на същия адрес, посочете техните имена заедно с единствения адрес, на който ще получат вашето писмо.
привети
Поздравите не се променят с броя на получателите. "Уважаеми" е приложимо за множество получатели и се счита за поздрав по подразбиране за всяко бизнес писмо. Няма твърдо и бързо правило, когато става въпрос за обръщане към лица. Можете да посочите всяко име и индивидуално заглавие или да комбинирате заглавията и да посочите индивидуалните имена. Например, "г-н Смит и г-н Джоунс" или плурализирано "господа Джоунс и Смит" са еднакво подходящи. За жените използвайте г-жа, г-жа или г-ца за всяко лице, или г-жа за множествено число; например, г-жа. Джонсън и Мис Смит ”и„ Месдемис Джонсън и Смит ”са приемливи.
Писмо
Правилата за бизнес етикет в тялото на писмото, където се обръщате към въпросите, са относително прости и следват стандартните граматични правила за английския език. Използвайте множествени местоимения за адресиране на групата като цяло. Ако има отделни въпроси, които искате да се обърнете към конкретно лице, обърнете се към част от писмото до този човек, като използвате директен език, който ще ви позволи да отделите действието, към което се обръщате от групата. Проверете вашето писмо, за да сте сигурни, че сте следвали правилните граматични правила.
заключение
Когато сключвате писмото си, с уважение благодарете на всеки човек за неговото време и внимание. Следвайте това със затваряне, което маркира края на писмото; това може да бъде "Искрено" или "С благодарност". Двойно пространство два пъти - за да оставите място за вашия подпис - и отново да удвоите пространството, преди да укажете дали имате приложения и на кого са изпратени. Отпечатайте писмото и направете възможно най-много фотокопия от него. Подпишете всяко копие на писмото, вмъкнете всяка - заедно с всички приложения - в пликове, адресирани до отделните получатели, и изпратете.
