Адресирането на бизнес писмо до един човек е сравнително просто. Напишете името и адреса на лицето във формата на пощата в САЩ и продължете с „Уважаеми господине! Когато трябва да се обърнете към няколко получателя в едно и също бизнес писмо, нещата стават по-сложни. В зависимост от местоположението на получателите, или ще адресирате всеки получател поотделно, или ще използвате нотацията "копие" - "cc" - в долната част на писмото.
Множество хора, един и същи адрес
Когато се обръщате към няколко получатели в една и съща организация, няма нужда да повтаряте адреса многократно. Просто напишете името и заглавието на всеки получател, последван от единния адрес на фирмата. Трябва да изглежда така:
Г-жа Мери Харис, главен изпълнителен директор
Г-н Робърт Мартинес, директор на отделите
Д-р Филипа Бенет-Прайс, финансов директор
Acme Limited
123 Acme Street
Лексингтън, KY 40505
След това трябва да изброите имената в същия ред като адреса, последван от двоеточие (":"), например "Уважаеми г-жо Харис, г-н Мартинес и д-р Бенет-Прайс:" Писане "Скъпа Мери, Робърт и Филипа: "е чудесно, ако сте на първо име. Любезно е да се изпрати отделно писмо и плик до всяко лице, така че да се отпечата и подпише оригинал за всеки получател.
Множество хора, различен адрес
Когато едно и също писмо трябва да отиде при множество получатели на различни места, всяко лице получава писмо, адресирано до индивидуално. Посочете, че сте изпратили писмото до други хора, като поставите "cc:" в долната част на буквата под линията за подпис, последвано от имената на другите получатели по азбучен ред. „CC“ означава „копие“, като се позовава на въглеродната хартия, използвана за създаване на допълнителни копия на документи преди изобретяването на фотокопиращата машина - днес ние използваме израза „копие от учтивост“. Не забравяйте да промените реда "cc:" във всяка буква, така че всеки получател да знае кои са всички останали получатели. Включете адресите им, ако това е полезно за получателя.
Когато има много адресати
Когато имате много получатели, като членове на комисия, може да е по-подходящо да се подготви едно писмо, адресирано до групата, и да се постави блок за разпределение в края на писмото. Приемливо е да се поздравят по-големи групи като хора от хора, например "Уважаеми връзки с инвеститорите" или "Уважаеми членове на Управителния съвет". Ако писмото се разпространява вътрешно във вашата организация, е добре да използвате неформалния поздрав "Скъпи всички".
Слово на предпазливост
Въпреки че има определен етикет за адресиране на писма до множество получатели, няма твърди и бързи правила. Вашата компания може да има свой собствен стил, който може или не може да следва традиционните стандарти. Съгласуваността дава добро впечатление за вашата марка, така че проверете дали всички ваши служители следват същия стил във всяка бизнес комуникация.
