Официалната бизнес комуникация е на бланките на фирмата и обикновено съдържа подпис на писателя по-долу от заключителния поздрав. Форматът за този вид бизнес комуникация е ясен; писмо, което изисква подписи на повече от едно лице, трябва да бъде съставено и форматирано по малко по-различен начин, за да се обясни защо писмото съдържа множество подписи и да осигурява място за повече от един подпис.
Традиционен блоков формат
Бизнес кореспонденцията трябва да е в традиционен блоков формат, т.е. името на получателя и пощенският адрес са две редове под датата; линия на заглавие е две интервали от редовете под информацията на получателя и накрая, две линии под заглавната линия е поздравът. Приемливи поздрави за официалната бизнес кореспонденция са "Скъпа госпожице Смит", "Уважаеми г-н Джоунс", "Господа", или просто, "Поздравления". Последният пример е полезен, когато писмото е за множество адресати на смесени полове. Традиционният формат на блока означава, че параграфите не са отстъпени, като всяка линия се изравнява с лявото поле.
Причина за множество подписи
Докато лицето, на което се обръщате за кореспонденция, може вече да знае защо има няколко подписвачи, разумно е накратко да повторите причината в текста на вашето писмо. Случаи, при които писмото може да изисква множество подписи, включват съобщаване на действие, което изисква разрешение от повече от едно лице или изразяване на колективни възгледи на няколко души, които поддържат съобщението, което вашето писмо предава. Например, можете да напишете: "От името на ръководния екип на ABC Company, това писмо определя консенсуса, който постигнахме след обсъждане на писменото ви искане за наемане на допълнителен персонал." В първия параграф на писмото посочете причината за съобщението си и причината, поради която писмото съдържа множество подписи. Следващите параграфи от вашето писмо, разбира се, са начело с лявото поле.
Затваряне на поздравителни и подписващи блокове
Заключителният поздрав трябва да бъде такъв, който е подходящ за официално бизнес писмо, като „Много истински твоя“, „С уважение“ или „С най-добри пожелания“. Позицията за затваряне започва на две линии под последния абзац.
Ако имате само двама подписващи лица, прескочете четири празни пространства, които имат достатъчно място за писмен подпис, и въведете името на първия подписвач, разположен в ляво. На реда под името на подписващото лице въведете неговата позиция или заглавие. Пропуснете още четири реда за името и позицията или заглавието на втория подписчик. Името и заглавието на лицето, което се нарежда по-високо в организацията, трябва да бъде първият блок за подписване.
Ако имате трима подписващи лица, прескочете четири редове и въведете името на Signer 1 в средата на лявото поле. Преминете и въведете името на Signer 2; преминете отново и въведете името на Signer 3. Пропуснете надолу едно място и въведете позиция или заглавие на Signer 1, преместете табулатора и направете същото за Signer 2 и Signer 3, така че техните заглавия са директно под техните машинописни имена.
За четирима подписвачи, прескочете надолу четири интервала и въведете името на Signer 1 в средата на лявото поле. Преминете към средата на страницата и въведете името на Signer 2; пропуснете до следващия ред и въведете позицията или заглавието на Signer 1 и Signer 2 директно под техните имена. Пропуснете още четири реда и повторете формата за Signer 3 и Signer 4.
Разпространете своя проект
Тъй като съставяте писмо от името на повече от един човек, добра практика е да разпространявате проекта преди да поискате техните подписи. Кажете им, че приветствате техния принос и изпращате проекта по електронната поща или като посещавате всяко лице поотделно. Когато всички са съгласни по съдържанието и предаването на съобщението на писмото, подгответе окончателната версия и нека всички да знаят, че вие лично ще я разпространите за техните подписи.
