Лесно е да попаднете под заблудата, че бизнес парите правят едно от двете неща - влизане или излизане. Има и трета категория: Limbo.Когато е в неопределеност, парите чакат за атрибуция на сметката или все още предстои да бъдат осребрени или получени. Понякога тези средства се проследяват чрез временен акаунт, като пътна станция. Наричани като „клирингова сметка“, те често се наричат и сметки за измиване, сметки за сметки, сметки с нулев баланс и дори само временни сметки.
Какво е клирингова сметка?
Понякога клиринг акаунтите могат да бъдат объркани с „сметките за забавяне“ - разбираеми, тъй като и двете са временни, които чакат повече информация, преди да може да се случи следващата стъпка.
Където те се различават, е, че една напрегната сметка е всичко за решаването на загадка или проблем. Може би някой клиент е изплатил няколко неща едновременно в някаква еднократна сума и има някаква борба да дешифрира как ще се развали това плащане. Плащането постъпва в разплащателната сметка, докато това не бъде решено и се разбира къде принадлежат парите.
Клиринговата сметка, обаче, е много подобна на главна книга, използвана като напомняне за услуги или стоки, получени или продадени, които все още не са били таксувани, или други сделки, които все още не могат да бъдат записани в подробности. Понякога се използва като начин за проследяване на текущ проект, например ремонтиране на офис, където сметките се представят периодично, но които се нуждаят от еднократно плащане на главен изпълнител на по-късна дата. След като плащането е дължимо и извършено, то може да бъде осчетоводено в правилните сметки и изчистено от клиринговата сметка.
Друг пример е компания, която работи върху книгите в края на фискалната година. Те могат да паркират приходите и разходите, свързани с този проект, във временната или клиринговата сметка, докато прегледът приключи. В този момент те могат да прехвърлят споменатите приходи и разходи от клиринговата сметка към нетната печалба.
Когато бизнесът има нужда от клирингова сметка
Обикновено обемът има много общо с нуждаещите се клирингови сметки. Кажете, че има заплата, с която да се справите. Сметката за изравняване на заплатите трябва да бъде сметка с нулев баланс. Точно след заплащането на плащанията, преди те да бъдат издадени на служителите, средствата за заплати се прехвърлят в клиринговата сметка. Когато бъдат осребрени, сметката се връща на нула и всички плащания се регистрират.
Може би има компания, която прави много пари в брой, подобно на услуга за боклук, която събира от хората по цял ден и получава пари в брой на всяка спирка или две. Този собственик може да използва клирингова сметка за бързо записване на транзакции и парични средства, докато не може правилно да запише и разпредели средства по правилните им сметки в края на деня или в края на седмицата.
Когато има постоянен поток от доходи, които влизат или излизат, клиринговата сметка може да бъде полезна за проследяване на това, което е в преход, или ще трябва да се съобразява с нея през следващите седмици.
Важно е да се отбележи, че целият смисъл на използването на клирингови сметки е да направи живота по-лесен по време на преходната фаза с парите. Ако се използва само една клирингова сметка за всички видове транзакции, тя премахва целта.
Компанията трябва вместо това да има клирингова сметка за заплати, а друга - за управление на разходите и т.н. По този начин средствата се съхраняват в правилните категории за по-лесно решаване на проблеми и наблюдение, ако е необходимо. Няма ограничение за броя клирингови сметки, които една компания може да използва в счетоводните практики, тъй като сметките с нулев баланс не са предназначени да се показват в окончателните счетоводни книги. Всичко е в смисъл, който има смисъл да се записват сделките и да се балансират книгите.
Как да създадете клирингова сметка
Създаването на клирингова сметка зависи от това къде го правите. Кажете Quickbooks е вашият софтуер на избор. Отворете "списъци", след това изберете "Chart of Accounts" и щракнете с десния бутон навсякъде тук, след това изберете "new". Сега трябва да има прозорец "add new account", така че изберете бутона "bank". Quickbook отбелязва, че има няколко вида сметки за избор, но „банката“ е най-добрата за клирингова сметка поради гъвкавостта, която предлага.
“Банката” ви позволява да плащате по сметката чрез “получаване на плащания” или “да правите депозити”. Когато плащате, можете да използвате “чек” или “плащане на сметки”. Друг плюс е, че банковата сметка ще бъде баланс както и отчет за паричните потоци, показващ като салда, а също и промени в салда.
Тогава има практичност, защото разпределянето на разходи към режийни или класове, използвайки нулеви чекове, означава да се изисква "банкова" сметка за клиринговата сметка.
Но обратно към създаването на клиринговата сметка: След като изберете „банка“, натиснете „продължава“ и сега въведете заглавие в полето за име на профила - клиринг, бартер, измиване, временно са всички добри имена за този профил и може би за кой отдел. Като например, "разплащателна сметка клиринг."
Сега не въвеждайте начален баланс. Просто го запазете и затворете.
Но Чакай, Има още
Всеки счетоводен софтуер предлага различни опции и контроли на сметката. Поддръжката им на продукти ще има описани стъпки за инсталиране на клирингови сметки за тази система. Ако вашата компания е малък бизнес и наемате външни служби за счетоводство в края на годината, е добре да се консултирате с вашия счетоводител, за да видите какво предлага тя като най-добрия начин да подготвите клирингови сметки за нуждите на вашия бизнес. Тя може да изброи какви категории клирингови сметки ще бъдат от полза за операциите ви.
Независимо дали използвате Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks или друга счетоводна система, техните страници за поддръжка ще обяснят как да започнете клиринг на сметки, защото те са толкова фундаментални за повечето бизнес счетоводни практики. Някои базирани на облак счетоводни програми и дори QuickBooks имат плъгини на трети страни, които дават възможност за изчистване на клиентски решения, които може да си струва да бъдат разгледани.
Поддържане на отчетност с клирингови сметки
Клиринговите сметки са страхотни за управление на паричния поток и остават на върха на паричните потоци. Но всичко това може да се обърка, ако няма никой, който да е отговорен за поддържането на текущия клирингов профил.
Клиринговата сметка трябва да се преглежда ежемесечно. Примирението е от решаващо значение за изчистването на успеха на сметката. Без съгласуване клиринговите сметки са всичко друго, но не са ясни.
Един месец е достатъчно време, за да определите операционна сметка за всяка транзакция, посочена в клиринговата сметка. Това е достатъчно време за прехвърляне на правилните средства към споменатите сметки за тези записи.
Всичко, което е останало в клиринговата сметка след тази продължителност, е транзакция, която се нуждае от преследване. Например, защо тази проверка не се осребрява от продавач? Беше ли дори получена? Ако не, тя може да маймуни с способността на компанията да получава запас или да получава необходимите услуги своевременно.
Гарантирането на проверките, а не само получаването на депозити, е част от успешния бизнес. В края на краищата, когато доставчиците на услуги осъзнават, че сте отговорни за парите, които идват и си отиват, това създава по-добри работни отношения за дълги разстояния, защото знаят, че обръщате внимание на изплащането им за техните услуги.
Как се записват клирингови сметки в баланса
Разплащателната сметка е популярна употреба за клирингова сметка и това е чудесен пример за функционирането на клирингова сметка.
Както при всяка клирингова сметка, клиринговите сметки за заплати са нулева сметка. Поради годишния характер на заплатите и начина, по който нещата могат да се променят толкова често при удържане на данъци и други удръжки, е чудесно да използвате клирингова сметка, за да помогнете за съгласуването на тези неща. А когато възникнат грешки или трябва да се направят корекции, може да бъде по-лесен процес за разрешаване, когато той е в незавършена клирингова сметка в сравнение с договорена покупка в A / P или A / R. Ето защо счетоводителите обичат да използват клирингови сметки - това помага да се избегнат разхвърляните записи другаде.
- Заплати $ 22,476
- Обезщетение на работника 1,348.56 долара
- Данъци на работодателите - $ 4,719.96
- Такси за изплащане на заплати $ 77
- Клиринговото салдо на сметката е $ 28,621.52
Всички тези суми са посочени като дебит от лявата страна на счетоводната книга. Балансът на клиринговата сметка е общата сума на заплатите, работната заплата, данъците на работодателя и таксите за заплати - всички парични средства, включени в разпределението на заплатите.
От дясната страна на книгата, кредитът е посочен като $ 28,621.52, същият като общата сума за плащанията, свързани с плащанията по клиринговата сметка.
След като печалбите бъдат осребрени, сумата трябва да достигне до $ 22,476, и това може да се съгласува с нула. Когато компенсацията за работника се подава на правителството, това става нула. По същия начин за подаване на данъци и заплащане на услугите за заплати.
Така че, тъй като всяка договорена покупка се изплаща или изплаща през месеца или в края на месеца, тя се съгласува и след като всичко е казано и направено, клиринговата сметка трябва да се върне към нулево салдо. Това е мястото, откъдето идва терминът „нулиране“ - резултатът е, когато се изравняват позициите на клиринговите сметки.
Как да забележите клиринг акаунти в QuickBooks
Екипът на Intuit зад Quickbooks е използвал клирингови сметки доста проста процедура.
Първо, създайте дневник и след това добавете A / R или A / P акаунт от кое премествате пари. Сега добавете клиринговата сметка. Запазете този запис в дневника.
След това създайте втори запис в дневника и добавете клиринговата сметка към този запис. След това добавете сметка A / P или A / R към който ще преместите пари.
И накрая, в „Платени сметки” или „Получаване на плащания”, свържете тези две записи на списания заедно.
Когато Zero Balances не се случи
Независимо дали се използват за изплащане на заплати, плащания, парични транзакции, които се нуждаят от по-късно решение или вземания, клиринговите сметки почти винаги трябва да се връщат на нула след влизане и излизане на сделките. Когато изчистването на профилите не се съгласува с нула, това води до проблеми, които се появяват в главната книга.
Съгласуването е същото като при другите сметки. Ако плащанията дойдат до долар за долар, важно е да попитате защо. Ако плащанията излизат за неверни суми, това трябва да бъде решено. Ако проверките не бъдат осребрени, е време да ги спечелят. Всичко това влиза в съгласуване на клиринговата сметка. Когато точните стойности се нулират, клиринговата сметка ще достигне нулев баланс и процесът на клиринг може да започне отново.
Крайни съображения
Когато участват малки фирми, клиринговите сметки могат да имат недостатъци. Ако няма достатъчно транзакции, за да се оправдае добавянето на този слой прозрачност и съкращение, тогава може да се окаже, че не е необходимо да се работи допълнително. Неразрешените записи, които са изключени с пари и долари, могат да създадат повече трудности, отколкото си струват, но оставането на върха на това от седмица до седмица и от месец на месец може да ги сведе до минимум.
Също така е възможно това да окаже отрицателно въздействие и върху малкия бизнес. Може да се окаже, че прехвърлянето на средства в клирингова сметка може да означава загуба на печалби от корпоративни спестявания, което не е вероятно да бъде голяма сума, но не всяка стотинка ли е в здравето на малкия бизнес?
В крайна сметка клиринговите сметки могат да бъдат огромен инструмент за много компании. Дали клиринговите сметки са полезни за вашата фирма се свеждат до обема на транзакциите и колко ръце са включени в корпоративното счетоводство. Ако искате по-добра прозрачност и по-чисти счетоводни книги, клирингът на сметките може да е решението, което искате.
