Инвентаризацията на точното време (JIT) е процес, предназначен за намаляване на бизнес инвестициите в инвентара, като по този начин се освобождават средства за инвестиране в други части на компанията, като например труд или инфраструктура. Компаниите носят намалени количества суровини, като разчитат на сложна счетоводна система, която прогнозира бъдещите нужди на инвентара и ги поръчва точно преди да е необходимо. Доставките са по-малки, но по-чести, създавайки револвиращ малък запас от свежи доставки. Целта на тази система е да се доставят компоненти в съоръжението малко преди да са необходими, вместо да се поддържа голям списък от части или съставки на ръка. С по-малко пари, свързани с материали в складовите бази, компаниите са свободни да се подобряват или разширяват по-лесно.
Съществуват редица предимства и недостатъци на системите за точен инвентаризация. От друга страна, оборотният капитал не е обвързан, има по-малка вероятност запасите да станат остарели в хранилището и е по-лесно да се променят производствените поръчки, защото има толкова малък продукт, който да се получи. Не всичко обаче е положително. Дори и със значителни спестявания в рамките на борда, може да има достатъчно недостатъци на JIT, за да накара всеки бизнес собственик да вземе сериозен поглед върху процеса.
Недостатъци на инвентаризацията в момента
В системите за инвентаризация точно навреме компаниите поръчват най-малката инвентаризация до следващата дата на доставка. Ресторант, използващ тази система на двуседмичен график за доставка, щеше само да поръча достатъчно храна, за да издържи средно по четири дни бизнес. Повечето от тези системи се основават на сравнителни данни от предходната година и предполагат, че бизнесът ще остава относително статичен от година на година. Ако основният конкурент на ресторанта изведнъж излезе от бизнеса, той може да види внезапно увеличение на приходите, което не е било планирано предварително. В резултат на това може да няма достатъчно храна на рафтовете, за да издържи през цялата седмица. Намирането на алтернативни източници за спешни доставки на храна може да бъде невъзможно или, в най-добрия случай, много скъпо.
От друга страна, внезапният и неочакван спад в бизнеса може да означава излишните съставки на рафтовете, вероятно развалящи се преди да бъдат използвани. С автоматизирана система може да има два или три цикъла на инвентаризация, преди собственикът на бизнеса да може да коригира количеството на продукта, който идва. Това също създава проблем за следващата година, тъй като системата ще очаква отново спад в бизнеса и ще продължи вероятно няма да поръчате достатъчно съставки за седмицата.
Трудност с изненада Допълнителен бизнес
Един от най-големите недостатъци на бизнеса в момента е липсата на гъвкавост, когато става дума за добра съдба. В повечето фирми един клиент, който идва и иска да поръча огромно количество продукти, е нещо добро. За компания с тениски с нов акаунт в училище, това може да означава, че новият клиент трябва да чака по-дълго, отколкото иска, за да получи пълна поръчка. Малките предприятия не могат да си позволят да отхвърлят падащите ветрове, но може би е невъзможно да се намерят достатъчно суровини за кратко време, за да се погрижат за тези печеливши нови клиенти.
Това може да бъде разрешено по един от двата начина. В първия случай новите клиенти могат да получат желаната от тях поръчка, но ще трябва да изчакат много по-дълго, за да го получат поради липса на инвентар. В зависимост от вида на ризата, която искат, може да са необходими седмици, за да се намери достатъчно голямо количество за задоволяване на новите клиенти. От друга страна, ако собственикът на магазина за тениски успее да намери готово снабдяване с основни ризи, които ще задоволят клиентите, вероятно те ще струват повече пари, отколкото обичайният доставчик на магазина ще таксува. Неочакваният клиент може всъщност да струва на фирмените пари, като намали маржа на печалбата до нищо.
Необходими са повече планиране и обучение
Много малки предприятия правят инвентаризация и поръчка на материали на ръка с помощта на хартия и молив, поне в началото. Дори и тези, които са достатъчно големи, за да имат нужда от компютърна програма за инвентаризация, правят това с прости приложения. В повечето случаи е достатъчно да направите инвентаризация няколко пъти месечно, само за да следите какво ви е необходимо. В тези случаи инвентаризацията е прост процес и може лесно да се научи на всеки служител за кратък период от време.
При системата за инвентаризация на JIT целият процес на инвентаризация е по-сложен. Служителите трябва да бъдат обучени да извършват много подробна инвентаризация много често. Точността е от решаващо значение, тъй като цялата система за поръчки за компанията се основава на тези номера. Служителите трябва да се научат да използват сложни компютърни системи, което може да бъде предизвикателство за тези, които не са запознати с компютрите, инсталирани в офиса. За да обучите и задържите служителите, които могат да се справят с тези задължения, може да се наложи да увеличите разходите за труд. Освен това ще трябва да намерите доставчици, които са готови да работят с вас, като доставят доставки няколко пъти всяка седмица, без да добавят прекомерни разходи за доставка за всяка поръчка. Също така е разумна практика да се създадат взаимоотношения с по-малки доставчици за спешни доставки в случай на прекъсване на процеса на доставка / доставка.
Твърдата верига за доставки означава по-малко контрол
Повечето собственици на малки предприятия се гордеят със способността си да се въртят и бързо да променят нещата, когато икономическите сили около тях го изискват. С точните системи за инвентаризация е много по-трудно да се направи това. Един квартален пекар ще знае кога ще се случат местните тържества и ще поръча съответно. Но ако хлебарят установи, че нов сватбен планиращ търси аварийно снабдяване с луксозни тарталети, тя има малки шансове да се издигне и да достигне работа.
Дори и да успее да получи поръчката за сладкиши, ако доставчикът на хлебни украси за торта не е на склад, тя има по-малко възможности да предложи на потенциалния нов клиент. Всякакъв вид прекъсване във веригата за доставки навсякъде в системата в крайна сметка ще повлияе на долната линия на малкия бизнес, използвайки тази система. С по-малко възможности за предлагане на клиенти и по-малко възможности за промяна на бизнес плановете в кратки срокове, инвентаризацията на точното време може да ограничи възможностите, които иначе биха могли да развият малкия бизнес.
Проблеми с природни бедствия
Торнадо, урагани, наводнения и други природни бедствия могат да окажат огромно влияние върху всеки бизнес, както и гражданските размирици или полицейските действия. Разликата със системите за инвентаризация на точното време е, че ефектът може да се почувства много по-грубо. Опасността не е само това, което се случва, когато възникнат извънредни ситуации в близост до бизнеса, но и когато те се случват в други области, където доставчикът на бизнес се случва.
Местният магазин за кафе, използващ поръчката на JIT, обикновено държи достатъчно боб на ръка за три или четири дни средни продажби. Те могат да си доставят допълнителен ден за доставки, но не повече от това. Ако техният ростер, разположен в следващото състояние, бъде ударен с торнадо или пожар, собственикът на кафенето ще има малко време да се катери и да намери нов доставчик на боб. Ако клиентите му са свикнали с определена комбинация от собствени смеси, той може да не успее да запази вратите си отворени за повече от няколко дни, преди да изтече запасът.
Необходимост от по-високи ИТ инвестиции
Системите за инвентаризация само навреме са толкова сложни, че практически не могат да се използват без компютър и специални програми. Компаниите ще се нуждаят от проследяване на запасите, създаване на поръчки, прогнозиране на продажбите и множество други програми, за да могат системата да работи правилно. Това означава голяма инвестиция както в хардуера, така и в софтуера, плюс времето за обучение на ръководството и служителите. Ще има допълнителни разходи за труд, допълнителни надзорни задължения и повече време, необходимо за въвеждане на данни.
След като всички тези системи са инсталирани и хората са обучени, цялата компания сега разчита на компютърната система да работи безупречно. В повечето случаи те го правят, но възникват проблеми. Това е причината ИТ отделите да съществуват. Всеки бизнес с JIT система трябва да има връзка с ИТ специалист, който е запознат с инсталирания от него хардуер, както и с познаването на професионалистите, работещи за JIT. Никоя компания не може да си позволи да използва системата си за инвентаризация в продължение на дни, независимо дали е поради грешка в софтуера или бъг в компютъра. Аварийният ремонт може да бъде скъп и може дори да не е на разположение през нощта или празниците. Собствениците на интелигентни фирми създават резервен план за спешни случаи, но в най-добрия случай те са временни спирания.
Необходимо разчитане на един доставчик
Създаването на система JIT изисква създаване на връзки с основни доставчици, които ще доставят седмичните суровини, необходими на бизнеса. Докато тези бизнес връзки могат да бъдат от полза за всяка компания, има и недостатъци на това споразумение.
Собственикът на пицария, който разчита на една компания за доставка на ресторант, има предимството да знае колко ще плаща за пеперони и брашно всяка седмица, което улеснява контрола на разходите за храна. От друга страна, тя е ограничена в способността си да се оглежда на конкурентите на своя доставчик, за да види какви цени предлагат за същите продукти. Ако доставчик в целия град предлага пеперони за половин цена тази седмица, тя не може просто да постави една поръчка, преди да се върне при постоянния си доставчик. Тя може да сменя доставчиците си, но няма начин просто да пазаруваме, за да намерим най-добрите цени всяка седмица.
Същият проблем се случва, ако доставчикът реши да повиши цените. Собственикът на магазина за пици се задържа да плаща по-високите цени, докато не намери подобен доставчик, който предлага по-добри цени и който е готов да работи с нея по нейния график. Така или иначе, инвентаризацията на JIT сериозно намалява способността на собственика на бизнеса да намери най-добрата цена за суровините своевременно.
Проблеми с удовлетвореността на клиентите
Когато системите за инвентаризация на време работят, те работят добре. Когато обаче тези системи се разрушат, предприятията могат да страдат от многобройни фронтове. Липсата на инвентар означава загуба на бизнес, но това е само непосредствен ефект. Недоволните клиенти, които не могат да получат това, което искат, или които трябва да чакат по-дълго от обичайното, за да изпълнят поръчките си, са истински проблем в днешната бизнес среда.
Интернет оказва огромно влияние върху почти всеки малък бизнес, а нещастните клиенти притежават по-голямо количество енергия, за да наранят бизнеса, отколкото когато и да било. Прегледайте сайтове като Yelp и Facebook, Twitter и други сайтове за социални медии, които дават на потребителите глас, който никога преди не са имали. Един лош преглед, ако е написан в забавен или шокиращ стил, може да бъде достатъчен, за да нарани сериозно всеки малък бизнес днес. Вирусните бизнес прегледи са нещо от интернет легендата, а някои от тях се повтарят от години. В епохата, в която всеки клиент има правомощието да затвори бизнеса, ако е достатъчно мотивиран, собствениците на предприятия отиват отвъд и отвъд, за да бъдат щастливи. Поддържането на достатъчно запаси на склад, за да се запази удовлетвореността на клиентите, може да бъде голяма част от тази стратегия.
