Технологията революционизира процесите в офиса, превръщайки копирните машини в гигантски мрежови принтери. Както всяко удобство предлага перспективата за злоупотреба, така и висококачественото производство на копирни машини може да улесни злоупотребата с интелектуална собственост. Когато обмисляте какво могат да предложат тези машини на вашето училище или бизнес, техните положителни резултати могат да надвишават техните недостатъци, но техните негативи трябва да ви подтикнат да планирате внимателно тяхното изпълнение и използване.
Възпроизвеждане на документи
С изключение на многофункционалните принтери с малък обем, копирните машини разчитат на тонер, подобен на този, който купувате за вашия лазерен принтер. Колкото повече харчите за оборудването, толкова по-добра е неговата разделителна способност, до оборудване, което произвежда продукция, почти неотличима от оригиналните документи. Пълноцветни или монохромни - само черни - тези машини могат да изпомпват големи обеми копия в кратък ред. Лекотата и верността, с която те възпроизвеждат изходния материал, могат да предизвикат безпокойство относно информационната сигурност, кражбите на данни, нарушаването на авторски права и фалшифицирането. В бизнес обстановка, медицинска или правна служба, или във всеки сценарий, който включва собствени или поверителни данни, копирните машини могат да представляват заплаха за контрола на информацията, регулирана от закона или по обичай.
Функционално удобство
В ранните копирни машини липсваха автоматични устройства за подаване на документи и не можеше да се съпоставят мултикопиевите писти. Съвременното оборудване превръща акта на дублиране на документ в случаен акт. Свързани в мрежа с домашни или офис компютри, една от тези машини може да замени няколко настолни принтера с технология, която автоматично произвежда двустранни копия, съпоставя и закрепва многостранични документи, съхранява често препечатани формуляри за незабавно дублиране, факсове от работния плот или копирното стъкло и имейли неговата продукция. Това удобство може да ускори и опрости офисните операции, но сложността на контрола на копирната машина може да накара потребителите да изберат погрешни опции, да губят хартия и консумативи на външен изход.
Оперативни разходи
Тъй като повечето копирни машини работят като лазерни принтери, те свързват прахообразната смес от пластмаса и оцветители върху повърхността на листа хартия. Този процес на сливане зависи от топлината, която предизвиква апетит за електричество, което води до повишаване на разходите за офис услуги. Копирната техника също изисква консумативи, включително тонер, който може да струва повече от еквивалентните консумативи за лазерни принтери. Тези високопроизводителни касети могат да издържат по-дълго от сравнимите консумативи за настолни принтери, но тази производителност носи по-висока цена. Особено при работа с голям обем, копирните машини също могат да изискват периодично обслужване, за да се поддържа производителността им. Договорът за услуги може да обхваща както доставките, така и поддръжката, но добавя друга фиксирана цена към крайния резултат.
Запазване на данни
Копирна машина, която съхранява информация за документ за незабавно извикване и извеждане, и че факсовете и имейлите, които дублирате, използва вътрешен твърд диск, за да запази сканирането на страници за кратко или дългосрочно извличане. Това съхраняване на данни означава удобство за офис функции, но може да постави чувствителната информация на риск от случайно или умишлено злоупотреба. Подобно на всеки твърд диск, механизмът за съхранение в копирната машина може да даде тайни дълго след изтриването на информация и документи от него и изисква същите разпоредби за сигурност, които прилагате към компютърните твърди дискове, когато продавате или извеждате от експлоатация системата.
