Чрез редовното извършване на одити можете да подобрите точността и качеството на записите на вашата компания. Одитът обикновено включва преглед на вътрешните приходи, както и на банкови извлечения, за да се открият грешки. Някои грешки включват небрежни технически грешки и могат да бъдат фиксирани бързо, докато други са умишлени или измамни и могат да причинят значителни щети.
Идентифициране на целите на одита, като например откриване на неволни грешки или ремонт на области, които се нуждаят от подобрение. Разработване на обща рамка за описване на стандартна одитна процедура. Например, създайте контролен списък, който описва подробно методите за докладване.
Съберете съответните документи, като подробни списъци на разходите и последните банкови извлечения. Установете период на прекъсване, като края на месеца, така че да можете да съгласувате транзакциите в рамките на определен период. Много транзакции, като депозити, прехвърляния и тегления, не се изчистват незабавно, а изискват няколко дни преди публикуването им в профила Ви.
Съгласувайте информацията, така че банковите Ви сметки да отразяват действителните транзакции. Избягвайте да се справяте с данни от дълги периоди от време, тъй като е по-вероятно да сте претоварени. Разделете данните по подгрупи, така че вместо да натрупвате информация в профила за приходите, можете да разграничите категории като продажби, приходи от лихви и възстановяване на суми.
Съхранявайте резултатите в безопасен, организиран метод, така че да можете бързо да изтеглите информацията, ако имате нужда от нея, например ако IRS одитира вашата компания. Избягвайте изхвърлянето на доказателства за разходи (обикновено за повече от $ 75). За да минимизирате количеството хартия, което използвате, помислете за използване на програма за счетоводен софтуер (не само електронна таблица или главна книга) и сканиране на касовите бележки.
Преглед на държавното и федералното законодателство. Например, Конгресът прие Закона за Сарбейнс-Оксли през 2002 г., който промени много процедури за одит. Бъдете актуални с ограниченията на IRS и Федералната корпорация за гарантиране на влоговете (FDIC), така че да избегнете депозирането на неосигурени парични суми.
Съвети
-
Наемете служители, като счетоводител на непълен работен ден или временен асистент, за да помогнете за сортиране на информация. Консултирайте се обаче със сертифициран експерт-счетоводител (CPA), ако срещнете сложни проблеми.
Внимание
Отделни задължения, които включват парични средства за укрепване на вътрешния контрол. Например служител, който записва информация, не трябва да бъде едно и също лице, което брои ежедневно пари в брой.
