Как да одитирате доставчик

Качествените доставчици са необходима част от организацията, защото осигуряват стоки и услуги, които използвате, за да обслужвате клиентите си. Бизнес практиките на доставчиците оказват пряко въздействие върху вашата организация. Ако имате доставчик, който не е в състояние да достави вашите продукти навреме, това пряко засяга приходите ви. Одитът на доставчик е необходима част от системата за управление на качеството. Можете да решите да одитирате нов доставчик, защото обмисляте да ги използвате за вашите бизнес нужди, или може да решите да одитирате настоящ доставчик поради инцидент, който е станал в миналото.

Свържете се с вашия доставчик, за да планирате време за извършване на одита. Обърнете внимание на отговора на вашия доставчик, особено дали те са възприемчиви към вас, когато извършвате одит. Вземете предвид времето на доставчика и се опитайте да планирате време за одит, което е от полза и за двете страни.

Разработете своя план за одит и прегледайте историята на качеството на вашия доставчик. Вашият план за одит се определя от причината за извършване на одита. Например, ако имате проблеми с производството с доставчика си, трябва да отделите повече време за одит на производствената област.

Пристигнете в съоръжението на доставчика си навреме. Важно е да се запази графикът на вашия доставчик. Ако изобщо е възможно, опитайте се да избегнете разсрочването на одита си, защото това прави компанията ви непрофесионална.

Обърнете внимание на паркинга, зоната за боклук и предната част, за да видите дали са чисти. Обърнете внимание, ако сте посрещнати по професионален и учтив начин. Всички тези неща са отражение на принципите на мениджърския екип на доставчика.

Направете обиколка на съоръженията. Потърсете дефекти на оборудването или проблеми с безопасността. Запитайте за колко временни работници и колко служители работят в обектите. Проверявайте политиката на доставчика за доставка и наблюдавайте процесите на производство и монтаж. Документирайте отношението на мениджъра, докато обикаляте съоръженията и извършвате одит.

Погледнете фактурите на съществуващия доставчик и договорите за ценообразуване, за да се уверите, че доставчикът ви таксува точно. Потърсете несъответствия в ценообразуването, като например неточни такси и промени в цените, направени преди насрочения час. Сътрудничество с отдел „Задължения по сметки“ за търсене на несъответствия във фактурите на доставчика, включително необясними различни такси и неточни такси за доставка и транспорт.

Проверете бизнес условията на нов доставчик. След няколко месеца от използването на нов доставчик, трябва да прегледате партида от фактури на доставчика по ред и бизнес договори, за да видите дали условията съвпадат. Ако откриете несъответствие, доказващо, че сте прекомерно заредени, трябва да се свържете с доставчика, за да поискате възстановяване.

Вземете добри бележки за нещата, които наблюдавате. Това ще ви помогне, когато е време да напишете оценката си и да я представите на ръководството. Добавете толкова подробности, колкото е необходимо към вашите бележки, така че да можете ефективно да решавате някакви проблеми.

Напишете вашата оценка. Включете в своята оценка всички препоръки и ги подкрепете с доказателства. Например, ако се препоръчва новото оборудване, документирайте дефектното оборудване, което сте забелязали по време на извършване на одита. Осигурете на доставчика оценката и обсъдете всички притеснения, които вашият доставчик има.