Основната отговорност на един агент по закупуването е да осигури достатъчно количество и качество на необходимите материали на възможно най-добра цена. Акцентът е върху качеството, наличността на материалите, инвестициите в инвентара и ценообразуването. При определянето на целите, агентът по закупуване трябва да остане фокусиран върху дейности и показатели, които водят до по-добро представяне в тези четири области.
качество
Каквото и да купуваме, очакваме качество. Материалите трябва да отговарят на спецификациите, за да бъдат полезни. Често разходите за лошо качество надвишават действителната цена на материала. Лошото качество може да доведе до загуба на разходи за труд, гаранционни претенции, евентуално дори до нараняване. Агентът за покупки трябва да има показател за качеството на доставчика, за да гарантира, че избраните доставчици отговарят на стандартите. Показателят трябва да обхваща броя на дефектните продукти, получени от доставчика като процент от общите получени продукти. Следва да се установи цел с всеки доставчик. Броят трябва да се подобрява всяка година.
Наличност на материали
Два аспекта за наличието на материали заслужават да бъдат измерени. Първият се фокусира върху това колко материални недостига се случват. Необходимо е да се измери това, за да се разбере, ако купувачът поръчва подходящи количества материал в точното време. Ако не, мениджърът на покупките трябва да се намеси. ако продуктът за хранителни стоки изтече и се случи за два часа веднъж на всеки пет години, той няма да привлече вниманието, ако то продължи три дни и се случва на всеки две седмици.
Вторият аспект е надеждността на доставките. Това се измерва чрез сравняване на доставките на доставчици с поръчки за покупка. Ако доставчикът достави точното количество навреме, поръчката се счита за "перфектна". Ако количеството или датата на доставка не съвпадат с поръчката за покупка, това ще се счита за "пропуснато". Както при качеството, целите трябва да отговарят на целите на компанията и да показват непрекъснато подобрение.
Инвентаризация на запасите
Докато един агент по закупуването е отговорен за осигуряването на адекватни доставки, е важно те също да бъдат държани отговорни за запазване на запасите ниски. Малко компании имат неограничени ресурси за инвестиране в инвентар. По този начин агентът по закупуването трябва да гарантира, че общата стойност на запасите се държи в рамките на ограниченията. Най-честото измерване на ефективността на инвентаризацията е инвентаризацията. Инвентаризацията измерва колко пъти през дадена година инвентарът е напълно прехвърлен. Например, има продукт, който една компания използва 12 000 единици годишно. За същия продукт по всяко време има 1000 единици в инвентара. Изчислените обороти на инвентара за тази позиция ще бъдат 12 (12 000 разделени на 1000). Честотата на обратния курс от 12 показва, че инвентаризацията се обръща веднъж месечно или 12 пъти годишно. Колкото по-висока е степента на обръщане, толкова по-ефективна е инвентаризацията.
Ценообразуване
При закупуването разликата между стандартните разходи, свързани с даден артикул, и действителната платена цена се нарича променлива на покупната цена или PPV. PPV е обичайно измеримо за агентите, които купуват, за да разберат колко добре или лошо е, че агентът работи по отношение на стандартите за разходи. За да се стимулира благоприятното PPV, агент по закупуването ще ангажира доставчиците да премахнат разходите от веригата за доставки. Един пример може да бъде в случая, в който агент за закупуване намалява цената чрез закупуване на по-голям размер на партидата, или ако агентът по закупуването е успял да намери алтернативен източник, който би могъл да предостави на по-благоприятна цена.
