Счетоводството би било лесно, ако просто намалите финансовите отчети на няколко реда: парите, направени този месец, изразходваните пари, ето какво е останало и това е стойността на нашите активи. Прост, но не и ужасно информативен. Докато някои от принципите на счетоводството са сложни, класификацията на сметките е основна: чрез създаване на различни сметки за различни видове дългове, приходи и активи счетоводството предоставя повече информация за компанията. Това прави счетоводните книги и финансовите отчети по-полезни за ръководителите, инвеститорите и кредиторите.
Запис в счетоводството
В счетоводството всяка транзакция, от закупуване на копирна хартия до продажба на 1 милион щатски долара, отива в счетоводната книга на компанията. Смисълът на записването в счетоводството е, че записването на транзакции поддържа нещата точни. Ръководството на корпорацията може да види как работи компанията и дали печели повече, отколкото харчи. Инвеститорите и кредиторите могат да прегледат книгите и финансовите отчети и да решат дали на компанията може да им се вярва с парите си.
Най-простият начин за записване на транзакциите е да ги запишете в счетоводно списание, като съответно коригирате различните класификации на сметките. Ако, да речем, клиент, който ви дължи 500 долара, плаща сметката, това засяга два класа, вземания (сега 500 долара по-малки) и пари ($ 500 по-големи). Въвеждането на всяка отделна сделка, тъй като това се случва, отнема време и увеличава възможността за грешки. С счетоводен софтуер, счетоводителите могат просто да записват в софтуера, когато компанията получи фактура на продавача или заплатите излязат. След това софтуерът автоматично дебитира или кредитира съответните класификации на сметките.
Класификацията на сметките прави счетоводството по-сложно, но и по-информативно и подробно. По някакъв начин това прави отчитането по-просто по пътя. Да предположим, че сте закупили обширна библиотека от компютърен софтуер за компютрите на компанията. Целият софтуер е фиксиран, нематериален актив. Когато претендирате за амортизация на загубата на стойност на софтуера поради възрастта, целият софтуер трябва да се амортизира приблизително със същата скорост. Записването на всички програми в една класификация на активите улеснява прилагането на амортизация за целия клас.
Класификация на сметките
Класифицирането на Вашите сметки обобщава вашите финанси в различни категории в счетоводните Ви книги и финансови отчети. Тя разделя записите ви на няколко широки класификации.
- Профили на активи: Този списък включва имотите и оборудването на предприятието, от земя до пари, патенти и др.
- Сметки за отговорностТе включват пари, които вашата компания дължи, но все още не са платили, като задължения, ипотеки, кредити и други неплатени сметки.
- Капиталови или капиталови сметки на собственика: Това е дяловото участие, което притежателят, собственикът или акционерите имат в бизнеса. Залогът се увеличава и пада със стойността на активите и размера на дълга.
- Сметки за теглене: Това покрива парите, взети от собствениците на фирми за лична употреба. Тя включва сметката за печалби в партньорства и сметката за дивидент в корпорациите.
- Приходни профили: Те отчитат и проследяват приходите от продажби на стоки или услуги. Те включват и неопериращи приходи, като например приходи от заеми или инвестиции.
- Сметка за разходи: Това включва заплати, наем, заплати, доставки и други разходи.
Класификацията на сметките може да отиде в много по-подробна информация. Класификацията на активите например разбива сметките на активите в няколко подкатегории:
- Пари в брой: Това включва пари в брой по текущи сметки, депозитни сметки и дребни парични средства на компанията.
- Вземания: Освен ако не управлявате счетоводството си строго на касова основа, вие отчитате парите, когато ги печелите, а не когато ги получавате. Да кажем, че продавате рекламни места на стойност $ 1,500 на клиент, но им давате 30 дни за плащане. Докладвате 1500 долара, веднага щом ги спечелите. Той се класифицира като приход по отчета за доходите и вземанията (актив) в баланса.
- Складова наличност: Тази категория включва стоки за продажба, частично завършени стоки и суровини.
- Дълготрайни активи: Тази класификация на активите обхваща неща, които купувате, които не могат лесно да се превърнат в парични средства по начин, по който може да се извършва инвентаризацията. Активите се държат в дългосрочен план, за разлика от офис консумативите. Примери за дълготрайни активи включват компютри, автомобили, мебели, сгради и земя.
Класификацията също така разделя активите на текущи и дългосрочни категории. Текущите активи са тези, които ще бъдат изразходвани през следващата година. Дългосрочните активи продължават след следващите 12 месеца. Счетоводителите също класифицират материални и нематериални активи отделно. Материалните активи включват физически елементи като камиони, 3D принтери и инвентар. Нематериалните активи са нефизични имоти, като патенти, авторски права и доброжелателност на клиентите.
Класификация и финансови отчети
Друг смисъл на записване в счетоводството е, че данните, записани в счетоводните книги, в крайна сметка стават основа на финансовите отчети. Трите финансови отчети консолидират финансовите отчети на дружеството по различни начини и класифицират сметките по различни начини.
Балансът има три големи счетоводни класа: активи, пасиви и собствен капитал, който е останал след изваждането на пасивите от активите. Класификацията на сметките обикновено ги разделя по-нататък на позиции като неразпределена печалба, вземания, краткосрочни задължения и дългосрочни задължения. Не е необходимо да използвате всяка възможна класификация на активите или класификация на отговорността в баланса. Ако, да речем, фирмата ви никога не е имала нематериални активи, не е необходимо да пишете "Нематериални активи: $ 0", за да посочите това. Сравнявайки активите и пасивите на дружеството, счетоводният баланс дава кратка представа за финансовото състояние на предприятието.
Отчетът за доходите показва рентабилност: Колко приходи приходите носи всеки месец? Класификациите в отчета за доходите включват приходите от продажби, разходите за продадени стоки и неработещите приходи. Неоперативните приходи могат да се разделят на класове като приходи от лихви, наеми и дивиденти. Разграничавайки класификацията на приходите, по този начин се прави разлика между приходите, получени от вашия бизнес, и приходите, получени от добри инвестиции. Всеки, който мисли да вложи пари във вашата компания, иска да знае дали вашите продукти или услуги печелят пари, така че помага да се разграничи този доход от други източници.
Фирмите, които записват само касови операции, не се нуждаят от отчет за паричните потоци. Предприятията, които използват счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване, се нуждаят от такъв, тъй като отчетът за доходите отчита продажби и покупки, а не парични плащания. Проследяването на това, колко пари се движат и излизат от компанията, показва дали компанията разполага с достатъчно пари, за да плаща плащания по заеми или да покрива заплатите. Ако паричният поток е значително по-малък от дохода, е възможно компанията да не се справя добре с вземанията. Класификациите на паричните потоци включват парични средства от инвестиции, парични средства от операции и парични средства от финансиране.
Класификацията на сметките в регистрите помага на счетоводния отдел да създава финансовите отчети. Ако продажбата и покупката на активи са правилно записани, това улеснява виждането на класификациите на активите, които трябва да се отчитат в баланса.
Сметката е ключова част от преобразуването на счетоводните книги във финансовите отчети. Графиката представлява списък на всички сметки, използвани в главната книга, като идентифицира всяка сметка по номер. Вашият счетоводен софтуер използва графиката, за да идентифицира сметките като приходи, обикновени акции, парични средства и амортизация, които трябва да бъдат включени в съставянето на баланса.
Когато съставяте графиката за вашите сметки, настройте я, така че няма да се налага да я променяте в продължение на няколко години. Ако, да речем, не притежавате никакви сгради, но планирате да закупите една от тях следващата година, си струва да включите този клас активи в графиката. Не включвайте класове, които не планирате да използвате. Ако фирмата ви предлага услуги и няма рекламни места, няма смисъл да се включва класификация на рекламните места в графиката. Ако имате сметки, които включват само малки суми, вижте дали можете да ги прехвърлите в други класове на профилите. Това ще задържи графиката да стане прекалено сложна.
