Техническото предложение е една от най-важните задачи в бизнес и техническото писане. Добре написаното предложение може да осигури на вашата организация нов клиент за продажби, голям проект или финансиране на изследвания или други дейности. За много организации ефективните технически предложения са от съществено значение за техния продължителен успех.
Елементи, от които се нуждаете
-
Заявка за предложение (RFP)
-
Софтуер за текстообработка
Проучете искането за предложение или RFP, внимателно. Много организации изпращат оферти за оферти, когато искат предложения за продукт или услуга. ОГП съдържат насоки за това какво трябва да покриват предложенията, както и кога и на кого трябва да се представят. Едно добро предложение не трябва да се отклонява от насоките в ППП. За съжаление някои RFP могат да бъдат неясни и да предлагат малко насоки. Това е особено проблематично, когато се опитвате да разработите оценка на разходите в предложението си. Стъпка 4 ще предложи предложения за справяне с неясни или неясни RFP.
Планирайте предложението си, преди да го напишете. Често може да не знаете повече за клиента или източника на финансиране, отколкото за офертата. Направете домашната си работа и научете какво можете да направите за организацията и нейните взимащи решения. След това отделете време за обсъждане на нуждите на организацията. Предложенията, които показват малко или никакво разбиране за нуждите на клиента, често са резултат от прекалено бързото писане, без да се отделя време да се мисли за клиента.
Изгответе предложението си. Променливи като размер и обхват на проекта, както и потенциалният клиент, който ще получи вашето предложение, ще определят дължината и формата. В някои ситуации е подходящо по-кратко предложение за подобно съобщение. Други ситуации, като големи проекти или предложения за безвъзмездни средства, изпратени до големи организации, ще изискват по-дълги предложения, написани като официален технически доклад.
Включете в тялото на предложението си график за доставяните стоки или задачи и оценка на разходите. Следвайте спецификациите в RFP. Ако RFP е неясен, има няколко начина да се справите с това. Едно от предложенията е да предложите на потенциалния си клиент набор от опции, от които да избирате. Алтернатива е да направите свои собствени предположения и да ги уточните в предложението. Трето, можете да се свържете с потенциалния клиент и да зададете много въпроси. Много клиенти ще оценят това, тъй като показва, че ви е грижа за проекта.
Организирайте предложението по такъв начин, че да привлечете вниманието на читателите и да ги фокусирате върху ключовите моменти. Започнете с резюме, което обобщава вашето предложение. Разширете подробностите, включително разходите, в основния текст на предложението. Завършете със заключение, което подчертава ползите от избора на вашата компания. Съхранявайте резюметата, обобщенията и заключенията кратки и свободни от технически жаргон, за да бъдат достъпни за всички читатели, независимо от техническите познания. Попълнете техническите подробности в текста на предложението.
Редактирайте и форматирайте предложението си, като се уверите, че няма грешки и че документът е лесен за четене. Подчертайте как вашият проект ще обслужва нуждите на клиента. Обмислете обяснение на квалификацията на ключовия персонал за проекта, който предлагате. Използвайте списъци (или с точки или числа), за да осветите ключовите точки. Използвайте заглавия и подзаглавия, за да разделите големи блокове от текст.
Съвети
-
Форматирайте предложението си с „абстракция, тяло, заключение“ или ABC.
Установете необходимостта от това, което се предлага.
Бъдете реалисти в оценките на разходите и в графика.
Съсредоточете вниманието в заключението - това е вашият шанс да направите трайно впечатление.
Уверете се, че информацията за разходите е лесно да се намери, тъй като читателите ще го търсят.
