Бюджетът за офис доставки е разбивка на разходите, която може да послужи като разходен план. В писмена форма бюджетът посочва как компанията ще изразходва средства, предназначени за доставки, използвани в офис операции. Планът трябва да бъде реалистичен, така че да може лесно да бъде разбран и спазен. Бюджетът за офис доставки е необходим инструмент за измерване на общите разходи на бизнеса. Изготвянето на бюджет ще ви позволи да управлявате разходите ефективно и да поддържате разумен обхват на оперативните разходи, който няма да надвишава бизнес приходите. Основният бюджет за офис доставки обикновено включва само разходите, които са абсолютно необходими за ефективното управление на бизнеса. Бюджетът може да бъде увеличен с времето, както е необходимо, докато бизнесът расте.
Прегледайте елементите на офис доставки, които са от съществено значение за управлението на бизнеса. Създайте електронна таблица, за да изброите елементи като писалки, различни видове хартия, маркери, моливи, принтерни мастила, телбоди и скоби, кламери, папки за файлове, пощенски консумативи, пликове и лента. Не забравяйте да включите елементи, които са специфични за конкретния ви бизнес. Например, ако осигурявате архивиране на данни или се занимавате с съхранение на носители, ще ви трябват CD или DVD дискове и други специализирани консумативи и оборудване.
Прегледайте цената на стоките и получете месечно количество за всеки елемент. Документирайте изчисленията в електронната таблица. Добавете всички отделни номера за всеки елемент заедно за общия месечен бюджет. След това умножете месечната сума с 12 за годишния размер на бюджета за офис доставки. Добавете още 10% за разширяване.
Проучете различните доставчици на офис доставки, за да намерите най-рентабилните цени. Създайте отделна електронна таблица, за да сравните данни от различни доставчици за елементите, които редовно използвате, за да извършвате бизнес. Независимите доставчици често предлагат оферти, които да обмисляте. Изчислете прогнозите на продавача за приблизителната средна месечна цена. Включете тези данни плюс 10% в електронната таблица.
Сравнете общите оценки на доставчиците с текущата и първоначалната оценка. Създайте копие на първоначалната прогнозна таблица от стъпка 1, за да я използвате, за да обмислите промени в цените. Използвайте новата електронна таблица като шаблон за текущия си бюджет. Коригирайте ценообразуването за елементи, намерени за по-малко, при различни доставчици. Обърнете внимание на доставчика, цената и датата в електронната таблица за бъдещо проследяване. Помислете за всеки елемент от списъка и премахнете онези, които не са абсолютно необходими.
Оценявайте и преглеждайте бюджета на месечна база. Опитайте да използвате бюджетен инструмент, като този, предлаган от Microsoft, за управление на финансите за офис доставки. Разработване на система за постоянен мониторинг на бюджета за офис доставки. Редовно коригирайте и преглеждайте ценообразуването и използването на доставките. Регулирайте бюджета според новите открития и подредбата, когато е възможно. Ако възникне преразход, предприемете стъпки за намиране на намаления по други начини, като се възползвате от продажбите и други предложения на доставчици.
