Ако планирате да започнете бизнес, ще трябва да помислите за създаването на офис, от който да планирате и управлявате този бизнес. От компютри до копирни машини, модерните офиси изискват няколко различни вида оборудване, мебели и консумативи, за да функционират ефективно. Офис оборудването попада в няколко категории, въз основа на функцията му в офиса.
Какво е Офис оборудване?
Терминът „офис оборудване“ включва всеки дългосрочен актив, който се използва за извършване на административни или служебни задачи. Така че категорията е много широка. Всъщност за счетоводните и данъчните цели често е по-лесно да се прецени какво е изключено от офис оборудване. По-специално, офис консумативи и офис мебели обикновено се категоризират и проследяват отделно от офис оборудване. Офис консумативите включват материали, които обикновено се очаква да консумирате и сменяте по-редовно. Примерите включват елементи като бланки и други канцеларски материали, визитки и други подобни. В офисните мебели са включени бюра, бюро за столове, места за гости или клиенти, маси и други мебели.
Компютърно оборудване
Съвременните офиси инвестират значително в компютърното оборудване, тъй като поддържането на връзка както вътрешно, така и със света обикновено е критична за мисията. Повечето офиси ще се нуждаят от множество настолни и преносими компютри, както и от принтери за създаване на хартиени копия на писма, споразумения и други документи. В офисите може да се наложи да превърнат хартиените копия на документи в цифрови файлове. За такива задачи са необходими скенери и кабели за свързване на устройството към компютър. Може да се изискват и цифрови фотоапарати, проектори за презентации и принтери за изображения.
Комуникационно оборудване
Бизнес офисите зависят в голяма степен от способността си да общуват с други отдели или места в един и същ бизнес, както и с други фирми, клиенти и доставчици. Телефоните също помагат за свързването на офисните служители помежду си, което спомага за увеличаване на производителността чрез намаляване на времето за ходене, за да се предават бързите съобщения. Комуникациите между офисите също помагат за по-професионален имидж на посетителите в офиса.
Докато факс апаратите се използват по-малко в бизнес офисите, отколкото в миналото, някои фирми все още изискват тяхното използване за предаване на документи, които не могат да бъдат сканирани. Това се среща по-често в офиси, които обработват сигурни, чувствителни или конфиденциални документи, като адвокатски кантори и медицински служби.
Ако една служба изисква значително количество подготовка на документи, особено кореспонденция, може да е разумно да се инвестира в оборудване за диктовка, за да се улесни административните сътрудници да обработват и създават хартиени копия на писма и други диктувани документи. Други комуникационни средства, които може да са необходими на бизнес офиса, включват безжични телефони, телефонни секретари, Bluetooth слушалки, клетъчни устройства или смартфони, касетофони, оборудване за записване и показване на видео и телевизори или монитори за дисплеи.
Общо офис оборудване
Друго оборудване може да се изисква и от офисите. Файловете са важни за поддържане на копия на документи, които трябва да се съхраняват в помещенията, или за съхранение, или за лесна справка. По същата причина огнеупорен сейф може да осигури ценности и чувствителни оригинални документи.
Някои съоръжения са толкова вездесъщи, че почти всички офиси ще имат нужда от тях и ще ги използват редовно. Например, фотокопирът помага на офисите да създават необходимите дубликати на документи, които бизнесът трябва да създаде за партньори и клиенти, като например кореспонденция и споразумения или договори. Унищожители на хартия също са необходими, за да могат правилно да се разпореждат с чувствителна, защитена или по друг начин поверителна информация по сигурен начин.
Офисите могат да се нуждаят и от друго общо оборудване, като например пощенски метри за обработка на изходящата поща, създател на етикети за нуждите за съхранение и бели дъски за сесии за планиране и стратегия.
