Доброволците предлагат своите услуги на своите предпочитани благотворителни организации, църкви и други организации безплатно. Въпреки това, докато доброволците дават свободно своето време, много организации не искат доброволците им да плащат за доброволци, защото използват собствения си бензин и превозни средства, за да стигнат до доброволческия си труд, а някои дори използват личните си превозни средства, за да извършат работата, Ако една организация може да си го позволи, тя често ще възстановява на доброволците своите пътни разходи. Трябва да се внимава обаче да не се създава данъчно задължение за доброволеца.
Форма W-9
Формуляр W-9 е заявка за идентификационен номер на данъкоплатеца. В случая с доброволците това ще бъде техният номер за социално осигуряване. Той също така пита за броя на изключенията, които доброволецът има. Ако организацията ще предложи възстановяване на разходи на доброволци, тогава тази форма трябва да бъде попълнена. Ако възстановяването на средства остане неоправдано, тогава информацията няма да бъде необходима, освен в счетоводството на организацията, за да се покаже на кого са платени възстановяванията.
Възстановяване
За да не се считат за доходи, възстановяванията трябва да бъдат за действителните пътни разходи, които могат да бъдат документирани съгласно отчетния план. Това означава, че доброволците трябва да предоставят документация за разходите и да се възстановят всички възстановени разходи. Документацията трябва да показва време, място, бизнес цел и размер на разходите.
Транспортни разходи
Транспортните разходи са за местни пътни разходи. Въпреки, че това обикновено се прави в кола, тя може да включва самолетни билети, автобусни билети, транспортни разходи и такси. Също така, всички такси и такси за паркиране. За пътуване в личен автомобил може да е трудно да се определят действителните разходи за неща като смяна на масло или зареждане с бензин. По-лесно е да се възстанови на доброволеца на миля до федералния стандарт за възстановяване на пробег.
Удръжки при пътуване
Федералното правителство определя лихвени проценти за бизнес, благотворителни, медицински назначения и преместване на мили на година въз основа на разходите за експлоатация на превозни средства. Ако доброволците бъдат възстановени повече от федералните, превишението се счита за доход, като в този случай информацията за формуляра W-9 ще бъде необходима. Ако доброволецът е възстановен на по-ниска ставка, то доброволецът може също да претендира за разликата между действителната ставка на възстановяване и федералната ставка като приспадане на федералните данъци върху дохода.
