Всеки работодател има морално и юридическо задължение да защитава бизнеса и служителите си както от незаконно поведение, така и от действия, които създават враждебна работна среда. Провеждането на разследване по всяко време, когато получите оплакване, или имате основание да смятате, че служител се занимава с неправомерно поведение, е от жизненоважно значение за изпълнението на тези отговорности. Ако нямате основателни причини да не го направите, информирането на участващите страни, че ще се проведе разследване, е обща първа стъпка.
Вътрешен формат за бележки
Въпреки че можете да съставите писмото, използвайки формат на бележка или бизнес писмо, бележката е по-често срещана за вътрешни комуникации. В допълнение, заглавието или заглавието, типични за бележка, могат да направят този формат по-ефективен. Освен заглавната линия, бележка включва и датата, името на всеки получател и името и заглавието на подателя. Лявото подравняване и единичното пространство на всеки абзац в тялото на бележката и използването на двойно пространство между параграфите. Включете специални нотации, за да маркирате бележката като поверителна и да посочите дали бележката включва прикачени файлове или приложения.
Обвиненият служител
Уведоми писмено обвиняемия преди започването на разследването. Писмото за разследване трябва да обяснява твърденията възможно най-подробно, включително имена, дати и обстоятелства. Опишете процеса на разследване, идентифицирайте законните права, които обвиняемият може да има и кажете на обвиняемия, че ще има възможност да разкаже своята страна на историята както в писмен вид, така и по време на лично интервю. Кажете на лицето дали е „обичайно за работа“ или дали неговата роля или длъжностни задължения изискват промяна, докато приключи разследването.
Предстоящо уведомление за разследване
Включете непосредствения ръководител на служителя и ръководителя на отдела в първоначалното уведомление. Писмото трябва да обяснява естеството и обхвата на висящото разследване. Освен това писмото трябва да очертае стъпките, които трябва да бъдат предприети преди започването на разследването, като например отчитането и запазването на бизнес активи и имущество или промяна на задълженията на служителя. И накрая, писмото трябва да посочва дали надзорните органи и мениджърите ще участват в разследването и ако е така, определете конкретни роли и отговорности.
Писма за интервю за разследване
Писмата също трябва да отидат при всеки, когото планирате да интервюирате, докато разследването продължи. За разлика от предстоящото уведомление за разследване, което може да включва повече от един получател, уведомленията за интервю трябва да включват един получател в адресната линия, без значение колко писма изпращате. В писмото не трябва да се посочват конкретни подробности, а просто да се посочи, че служителят може да бъде интервюиран като част от текущо разследване, да се посочи името на лицето, което ще провежда интервюто и да се очакват пълно сътрудничество. Освен това в писмото трябва да се посочи, че бележката е поверителна информация и не е подходяща за междуведомствена дискусия.
