Забравете да споменете, че вашето писмо съдържа приложения и потенциалният работодател, който прочете мотивационното ви писмо, може никога да не види автобиографията ви или колега може да мисли, че не сте й изпратили искания от нея доклад. Независимо от действителното прикачване, трябва да информирате читателя си за неговото присъствие. В това ръководство се описва как правилно да се посочат загражденията, като се използва популярният формат на блоковата буква.
Използвайте фирмени или лични стационарни с информация за адрес за връщане. Ако не разполагате със собствена бланка, можете да я направите с текстов редактор. Поставете адреса си за връщане в горната част на страницата.
Поставете датата 13 реда отгоре на страницата. Пропуснете деня. Напишете месеца в неговата цялост. Следвайте цифрата на датата със запетая и използвайте четири цифри за годината. Пример: 3 януари 2010 година.
Създайте блок с две празни редове под датата. Включете името, заглавието, компанията, улицата и информацията за града на читателя. Използвайте подходящата двубуквена абревиатура за състояния. Пример:
Г-жа Памела Айвс Генерален мениджър на Acme Toy Company 000 Главна улица Sparks, NV 89434
Напишете поздрав след един празен ред. Започнете вашето поздравление с „Уважаеми”, последвано от „Г-жа” или „Г-н”, последвано от фамилията на читателя и двоеточие. За неформални писма е приемливо да се използва запетая вместо двоеточие.
Напишете тялото на буквата след един празен ред. Споменете загражденията в тялото на вашето писмо, така че читателят да знае да търси допълнителни документи. Поставете един празен ред между всеки абзац. Не поставяйте отстъп в началото на всеки абзац.
Поставете един празен ред между тялото на писмото и допълнителното затваряне. „Искрено“, „С най-добри пожелания“ и „Сърдечно“ са всички приемливи избори. Следвайте затварящите си думи със запетая.
Въведете името си три празни реда под затварянето. Поставете заглавието директно под името си, ако е уместно.
Въведете думата „Приложение“ един празен ред под въведеното име или заглавие. Това е допълнително напомняне за читателя.
Подпишете името си в пространството между затвора и въведеното от вас име. Използвайте писалка.
Съвети
-
Ако сте служител за административна помощ и пишете писмо за някой друг, накарайте ги да подпишат окончателния проект, но поставете инициалите си с малки букви между бележката за приложение и блока за подписване.
