Писането на колекционни писма до клиенти, които не плащат, е неизбежна задача на всеки собственик на бизнес. За да увеличите шансовете си да платите това, което дължите, изработете подробна политика на плащане преди издаването на кредит и използвайте такт и професионализъм, когато се опитвате да събирате за просрочени сметки.
Създайте правила за плащане
Преди да разрешите на клиент или клиент да отложи плащане, платите на кредит или платите след доставката на продукти или услуги, разработете политика за плащане, която очертава вашите условия. Това трябва да включва подробности за това, кога смятате, че плащането е минало, например 10 дни или 30 дни след издаването на фактурата. Тя следва също да включва подробности за това какво ще се случи, ако неплащането продължава, като например издаване на санкции и просрочени такси, прекратяване на услуги или предприемане на правни действия.
Адрес на спецификациите
Обърнете се към Вашето договорно споразумение с клиента при изготвянето на Вашето събирателно писмо. Посочете поръчката, номера на фактурата, датата на услугата или покупката и датата на първоначалното плащане. Ако имаше предишни опити да се съберат, споменете и тези, и дайте на клиента сума, която включва наказания. Например, „Вашата поръчка от 1000 бутилки с вода е доставена на 1 октомври и фактура за 250 долара е издадена по електронната поща на 3 октомври с датата на плащане от 3 ноември. 25 $ такса, което прави неплатеното ви салдо $ 275, платими веднага."
Бъдете симпатични, но твърди
Докато някои неплащащи клиенти могат да избягват своите сметки, други може да са забравили датата на плащане или да имат сериозни проблеми с паричния поток. Дайте на клиентите полза от съмнението, когато пишете колекционни писма, за да не ги поставите в защита. Например, „Ние разбираме, че непредвидени обстоятелства могат да възникнат и ние се ангажираме да работим с вас за разрешаването на този въпрос.“ Този подход не обижда клиента, но ясно показва, че плащането трябва да се извърши независимо от обстоятелствата.
Прикачете документи за проверка
Прикачете към колекционното си писмо копия на издадени преди това фактури, минали кореспонденции по въпроса, копие от подписан договор или писмено споразумение и извлечения от политиката за плащане. Ако сте готови да преговаряте за салдото или да вземете частични плащания, очертайте конкретните условия на вашата оферта. Осигурете номер, на който да се обадите, ако клиентът има въпроси и включва предварително платен, самозареждащ се плик за лесно плащане.
Използвайте адвокат
Ако многократните опити за събиране на минали сметки не се окажат плодотворни, можете да изберете адвокат да изпрати събирателното писмо от ваше име. Вашият адвокат може да препоръча заплахи от съда за искове с малък материален интерес, насочване към агенция за събиране на вземания, докладване за кредити или други правни действия. Претеглете ползата от това, което ще ви е необходимо, за да подредите усилията си за събиране на правни професионалисти спрямо сумата, която потенциално може да съберете от вашия клиент. Например, използването на адвокат, за да напише колекционно писмо за сметка от 50 долара, може да не е рентабилно, но използването на професионална помощ за събиране на сметка в размер на 10 000 долара почти със сигурност ще струва разходите.
