Не разчитайте на телефонни обаждания, за да получите резултатите, от които се нуждаете. Когато говорите по телефона с обслужването на клиенти, застрахователните компании, бизнеса или някой друг за важна тема, трябва да се свържете с писмо за потвърждение, за да създадете писмен запис за бъдеща употреба.
Елементи, от които се нуждаете
-
текстов редактор
-
хартия
-
плик
-
печат
Писмо за потвърждение е начин да се направи писмен запис на телефонен разговор, който може да се използва по-късно, за да се докаже обсъжданото. Писмото за потвърждение изпълнява три неща: 1) помага на страните да следят отговорностите; 2) казва на адресата, че разговорът няма да бъде забравен; и 3) могат да се използват като доказателство в съдебни производства за доказване на версията на събитията.
Планирайте писмото преди телефонния си разговор, като направите списък с неща, които трябва да обсъдите. За всяка дискусионна тема определете кой е отговорен и кога ще бъде изпълнен въпросът. Ако има някакви непредвидени обстоятелства, идентифицирайте ги.
След вашия телефонен разговор, започнете да пишете писмото си. Включете дата, адресат и линия на предмет. Напиши писмото ясно и сбито. Писмото трябва да бъде фактическо и точно. Оставете коментарите, спекулациите и емоциите. По правило не използвайте удивителни знаци. Не се опитвайте да заплашвате или да тормозите. Не забравяйте, че писмото може да бъде прочетено на съдия или жури и вие не искате да се намирате като отвратително или неразумно.
Започнете писмото с "Това писмо трябва да потвърди телефонния ни разговор на дата по отношение на ___"Тогава точно опишете какво е обсъждано, като посочите кой какво е казал. Уверете се, че включвате цялата важна информация, включително кой е отговорен за позицията на действие, кога тя трябва да бъде завършена, и всякакви непредвидени обстоятелства. информирайте ме в писмена форма възможно най-скоро, ако нещо описано по-горе е неточно. ”Тогава подпишете писмото.
Уверете се, че сте направили и запазите копие на подписаното писмо, след което го изпратете по пощата. Ако предметът на писмото е критичен и имате основание да смятате, че получателят може да откаже получаването на писмото, след това изпратете писмото чрез сертифицирана поща. Ако имате имейл адреса на получателя, тогава имейлът е наред.
