Политиката на бизнес етиката, която се занимава с неправомерното поведение на служителите, е стъпка към установяване на среда на доверие. Въпреки това, дори и при силна политика, убеждаването на служителите да настъпят, когато се случи нарушение, може да бъде голямо предизвикателство за собствениците на предприятия. Поради тази причина подкрепата на служителите чрез програми и действия, които интегрират стандартите за добро поведение в мисията и визията на вашия бизнес, е от критично значение.
Приготвяме се да започнем
Определете неправомерното поведение на работното място, тъй като то се отнася за вашия бизнес. Често срещани примери са кражби, измами, сексуален тормоз, явно неподчинение, водене на личен бизнес и изпращане или получаване на лични съобщения по време на работа. Предайте това определение на нови служители и настоящи служители чрез писмени стандарти за поведение и като част от обучението по етика. Защитете вашето законно право да гледате, слушате и четете комуникациите на работното място, като позволите на всички да знаят, че мониторингът на служителите е стандартна бизнес практика. Допълнителна полза за авансовия и директен подход е, че той често превръща мониторинговите процедури в превантивни, а не в реактивни контроли.
План за мониторинг на нарушенията
Изпълнявайте мониторинг на повиквания и компютърен мониторинг като тактика, за да сте сигурни, че служителите следват стандартните оперативни процедури и не извършват личен бизнес на работното си място. Мониторингът на повикванията включва в реално време слушане на случайно избрани телефонни разговори или записване и слушане по-късно. Спазвайте федералните закони за неприкосновеността на личния живот, като информирате обаждащите се, че техният разговор може да бъде записан с цел контрол на качеството, преди да започне разговор. Технологиите за компютърно наблюдение включват софтуерни програми, които ви позволяват да виждате какво е на екрана и да се съхраняват в компютърните терминали и твърди дискове. Това е полезно за наблюдение на използването на интернет и съобщенията по електронната поща и за предотвратяване на измами или кражби. Инсталирайте камери за видеонаблюдение на касовите станции, в складовите помещения и почивните помещения, за да предотвратите вътрешни кражби.
Процедури за одит
Прегледайте записаните телефонни разговори и дневниците на повикванията, компютърните дневници, лентата за видео наблюдение и докладите за коригиращи действия, за да идентифицирате неоткрити досега инциденти с неправомерно поведение, както и да идентифицирате тенденциите в поведението. Създавайте и използвайте контролни списъци за одит, коментари и писмени резюмета, когато разглеждате инциденти и тенденции на неправомерно поведение. Преди да предприемете действие, прегледайте нарушенията на нарушенията, открити по време на мониторинга или одит с служителя, извършил нарушението. Възможно е информацията или наблюдаваните действия да бъдат разбрани или извадени от контекста. Служителят трябва да има възможност да даде обяснение, преди да решите дали да предприемете коригиращи действия.
Насърчаване на отчитането на служителите
Насърчете служителите си да съобщават за неправомерно поведение, като дадете добър пример. Поддържане на силен ангажимент за предотвратяване и справяне с нарушения. Въвеждане на политика на отворени врати в управленския екип, осигуряване на начини за служителите да докладват анонимно неправомерно поведение и да се създаде култура, в която служителите разглеждат докладването за неправомерно поведение като нормална част от работата си. Колкото по-силен е вашият ангажимент и колкото повече подкрепяте и насърчавате докладването за неправомерно поведение, толкова по-голям е шансът служителите да следват вашия принос и да докладват за инциденти с неправомерно поведение.
