Писмата за потвърждение за получаване потвърждават доставката на исканите артикули, като например пратка от стоки или предложение за договор. Писмото ясно описва какво е получено и кога. Той също така отбелязва дали е необходимо някакво последващо проследяване. Писмата обикновено са само няколко параграфа и обикновено се изпращат в рамките на един работен ден от получаването на исканите елементи. Повечето писма за потвърждение за получаване се изпращат по обикновена поща, но факс, електронна поща и сертифицирана поща също са опции. Държавният университет в Колорадо отбелязва, че писмата с признание са професионална учтивост, която помага за насърчаване на бизнес отношения.
Прегледайте елементите, които искате да потвърдите. Потвърдете, че доставката отговаря на вашите очаквания.
Адресирайте писмото на лицето, което очаква потвърждението за получаване. Пълното име и заглавие на лицето заедно с адреса трябва да фигурират в писмото и плика.
Напиши писмото. В първия параграф се потвърждава получаването на пратките, като се благодари на изпращача за доставката на исканите артикули или информация. След това избройте всички получени елементи заедно с датата.
Информирайте получателя във втория параграф, че сте доволни от доставката - ако случаят е такъв - и че доставката отговаря на вашите очаквания.
Край на писмото с допълващо затваряне като „Благодаря“ или „Искрено“ и отпечатаното ви име. Подпишете и изпратете писмото.
