Фразата „вътрешна бележка“ е съкращение от „вътрешен меморандум“. Вътрешните бележки се използват за разпространение на информация, както и за масови искания на хора в компания, отдел или екип. Вътрешните бележки насочват вниманието към проблемите и те решават проблеми сред безброй други полезни функции в организацията.
Съвети
-
Когато пишете вътрешна бележка, поддържайте го прости и преминете направо към въпроса.
Защо трябва да пишете вътрешно бележка?
Вътрешната бележка е ефективен начин за бързо и ефективно достигане до много хора в организацията. С бележка можете лесно да направите следното:
- Изяснете или анализирайте тема.
- Направете препоръки.
- Задаване на напомняния.
- Давам инструкции.
- Предавайте материали.
- Направете съобщения.
- Издаване на доклади.
- Поискайте вноски.
- Заявете одобрения.
Ключът към ефективната вътрешна бележка е запазването му. Вашето съобщение трябва да бъде кратко и да се доставя в опростен формат, който ясно показва посланието. Вътрешна извадка от меморандум може да изпраща резултатите от проучвания в общността на кафенето и новото подобрено меню.
Как да форматирате вътрешен бележки?
Можете бързо да създадете шаблон за бележки в Word или да намерите вътрешен пример за меморандум онлайн. Заглавието на вътрешния меморандум има четири ключови компонента. Първият е получателят или получателите на бележката, предшествани от „TO“. Вторият е източникът на бележката, предшестван от „FROM“. Третият е датата, предшествана от „DATE“, а четвъртият е предметът. на бележката, предшествано от „SUBJECT“.
Трябва да използвате правилните заглавия и имена на получателите. Например, ако Том Максуел е председател, тогава той трябва да бъде посочен като „Том Максуел, председател“. Ако има твърде много имена, можете да използвате „Всички служители“ или „началници на отдели“ за краткост. Вие също трябва да се идентифицирате като източник на бележката. Вашето име и заглавие следвате заглавието „ОТ“. Не е необходимо да подписвате в края на бележката, но можете да добавите инициалите си до името си като форма на удостоверяване.
Предметът на бележката трябва да описва съдържанието му. Вместо да използвате общи термини като „Политика“, трябва да напишете кратка фраза като „Нова политика, която е в сила от 1 юни 2018 г.“
Как пишете съобщението на вътрешно съобщение?
Шаблонът за бележки в Word може да ви даде съвет за форматиране, но той няма да ви даде съвет относно съдържанието. Като правило винаги е кратка. Вашата вътрешна бележка трябва да има въведение в един параграф, което очертава целта на бележката. След това трябва да опишете какво ви е напомнило бележката. Фокусирайте се само върху това, което получателите трябва да знаят и какви действия трябва да предприемат в отговор на бележката. Все още не сте сигурни какво да пиша? Следвайте този вътрешен меморандум по-долу:
Дата: 1 декември 2018 г.
От: Мария Рубен
До: Персонал
Re: Нови часове в сила от 1 януари 2019 година
Целта на тази бележка е да предупреди персонала, че часовете на фитнес салона се променят. След искания от многобройни служители, решихме да удължим часовете извън обичайните работни часове за онези, които биха могли да работят извънредно в новия проект за развитие. Фитнес залата ще бъде отворена от 6:00 до 23:00 часа. Моля, уведомете ме, ако имате въпроси или коментари.
Мария Рубен
Старши директор по човешките ресурси
Винаги се уверете, че завършвате бележката си на вежлива бележка и предлагайте помощ, ако е необходимо. Приключете вътрешната си бележка с кратко резюме, като повторите основните точки и приключете с призив за действие.
Дали бележката дава добри или лоши новини, винаги е най-добре да бъдете учтиви, точни и да предлагате помощ на трудолюбивите служители, които могат да се нуждаят от нея. Ако се борите с форматирането или формулировката, опитайте да погледнете някои онлайн шаблони за бележки за Word и отидете от там.
