Важна среща? Предстоящи кръвни движения? Може да има много причини да изпратите убедителна бизнес бележка. Всяка раздадена бележка трябва да бъде добре написана, защото представлява вас и вашия отдел. И, разбира се, искате да убедите хората да присъстват, да се регистрират, да дават или каквото и да поискате от тях. Следвайки няколко насоки при изготвянето на убедителни бележки, можете да получите желаните резултати.
Идентифицирайте аудиторията си
Разберете читателя или целевата аудитория. Една бележка за вашия екип вероятно ще бъде различна в тон от бележка до борда на директорите. Въпреки че винаги са професионални по характер, някои бележки трябва да бъдат по-официални в речта. Други фактори като възраст, пол и образователно ниво също могат да играят роля при написването на убедителна бележка.
Посочете своята тема
Може да звучи глупаво, защото мислите, разбира се, че знаете за какво ще бъде Вашата бележка. Но писането на ясна тема за писмото ви помага да се съсредоточите точно върху това, което искате да се случи. Поставянето му накратко ви помага да стигнете до точката без допълнителни допълнителни коментари. Посочването на темата е само за справка, докато пишете. Вие не обявявате своята тема на читателите. Например, вашата тема може да бъде "да подкрепите кръвния поток следващия вторник."
Очертайте бележката
Ооо, това е онова мразено слово от седмия клас през гимназията, "очертание". Отпуснете се. Това е просто един неформален очертайте кой е читателят, какво искате да прави и защо трябва да го прави. Никой няма да види това освен вас; нито един граматик няма да виси над рамото ви или да вземе червено перо, защото не винаги сте имали точка Б, за да отидете с вашата точка А. Този план просто ви помага да поръчате мислите си. Контурът ви може да бъде само куршум по ред:
- Подкрепете притока на кръв следващия вторник.
- Кръвта кара спаси живота.
- Необходими са всички кръвни групи.
- Уговарям среща.
Добавете бележки към очертанията, където подробностите имат смисъл:
- Подкрепете кръвопролития следващия вторник, 25 септември, 8:00 ч. - обяд
- Кръвта кара спаси живота.
- Необходими са всички кръвни групи.
- Направете среща, за да не се налага да чакате. Обадете се ____
Дръжте го кратко и фокусирано
Започнете да пишете с помощта на вашия контур и бележки. Не забравяйте, че бележките са кратки и фокусирани. Опишете сбито, но в подробности какво искате да направи читателят, защо, как. Избройте ползите от предприемането на действия. Да накараш хората да се съгласят с това, което предлагате и да правите, както поискате, е крайната цел на убедителната бележка. Но за да убедят хората, че това, което предлагате, е добра идея, трябва да дадете на читателите причините, поради които трябва да се съобразяват. Кажете на хората какво ще бъде спечелено и ще дадете основните предимства на това, което искате.
Редактиране и пренаписване
Проверете за граматични и правописни грешки. Докато идеята зад бележката е важна, малките неща също се броят. Бележка ще бъде по-убедителна, ако е добре написана и свободна от граматични и печатни грешки. Бизнесмените имат високи очаквания. Ако бележката е убедителна, но има забележими грешки, тези грешки ще намалят въздействието и ефективността на мемото. След първата чернова го оставете настрана и се върнете към нея след няколко минути или няколко часа, в зависимост от това колко време имате преди да го изпратите. Препрочетете бележката и направете всички промени, които смятате, че ще я подобрят.
Например, ако смятате, че може да използвате повече убеждения, направете малко проучване за убедителни факти:
- Подкрепете притока на кръв следващия вторник, 25 септември, от 8 сутринта до обяд.
- Кръвта кара спаси живота. Само миналата година ____ пинта кръв бяха използвани в нашата местна болница поради спешни случаи и трансфузии. Всички благодарение на кръводарителите.
- Необходими са всички кръвни групи.
- Обадете ____, за да си уговорите среща, за да не се налага да чакате.
Първо попитайте за обратна връзка
Преди да изпратите бележката, получете обратна връзка от другите. Попитайте няколко души, чиито мнения ценят, за да ги прочетете, преди да ги изпратите. Попитайте дали ще бъдат убедени да предприемат действия и ако не, защо. Слушайте предложения и се опитайте да включите всички полезни идеи в бележката. Убедителната бележка обикновено отнема няколко чернови, преди да е достатъчно добра за разпространение.
