Съществуват редица характеристики за ефективното писане на бизнес доклади. Например мениджърите трябва предварително да очертаят своите доклади, така че да включват цялата необходима информация. Освен това, мениджърите трябва да обяснят специални термини или думи, които са извън обичайната база на читателя. Пет ключови характеристики обаче подчертават най-ефективните бизнес доклади.
пълнота
Докладите трябва да бъдат пълни в това, което се опитват да предадат. Най-добрият начин да се гарантира пълното писане на доклада е да се уверите, че покривате всичките си цели. Например, целите на доклада за маркетингови проучвания могат да бъдат определянето на нивата на удовлетвореност на клиентите с продукти, цени и обслужване на клиентите. Освен това, вашата цел може да включва откриване защо някои клиенти са спрели да купуват вашите продукти или услуги. Структурата на типичен бизнес доклад включва въведение, тяло и заключение. Трябва да включите и резюме за мениджъри или колеги, които имат само време да сканират резултатите от доклада ви. Използвайте куршуми в резюмето си и подчертайте само най-важните моменти или констатации.
точност
Вашите доклади трябва винаги да бъдат точни, когато се посочват факти или цифри. Например, маркетинговите мениджъри може да искат да разпръснат финансова информация в своите доклади. Финансовият мениджър може да предостави на управителя на маркетинговите проучвания тримесечни данни за продажбите и печалбата за две различни години. Мениджърът на маркетинговите проучвания трябва да докладва точно тези продажби и печалби, когато ги включи в доклад. По същия начин ще трябва да направите резервни копия на някои от вашите твърдения с препратки. Следователно, трябва да сте сигурни, че напълно разбирате изявленията на друг автор, преди да направите препратки към тях.
Използване на прост език
Съобщението в доклада трябва да бъде просто, според уебсайта Предприемач. Трябва да напишете докладите си така, сякаш се обръщате към някой с висше образование. Използвайте прости думи и обяснения за абстрактни идеи или теми. Мениджърът трябва също да избягва използването на технически термини, когато се обръща към членовете на аудиторията извън нейното поле. Например, професиите за маркетингови проучвания трябва да използват думи като "множествен избор" и "запълване на празно място" вместо термините за маркетингови проучвания "отворен тип" и "затворен край", съответно. Също така, дръжте изреченията кратко и по същество.
Правилен правопис, пунктуация и глагол
Просто няма извинение за изнасяне на доклади с правописни или граматични грешки. Винаги пускайте отчетите си чрез проверката на правописа на компютъра си. Накарайте някой друг да провери вашия доклад за възможни граматични грешки или използване на грешни времена на глагола. Уверете се, че сте включили запетаи, периоди, въпросителни знаци и удивителни знаци в правилните места на всички отчети.
Използвайте Активен глас
Активният глас ви позволява да пишете с авторитет във вашите доклади, за разлика от пасивния. Използвайте думи или фрази като изпълнени, управлявани и изследвани вместо техните пасивни партньори: изпълнение, управление и проучване. Използвайте думи, които завършват с "ed", тъй като те представляват по-активен глас.
