Когато предишни разговори с добре обучен служител - човек, който знае какво се очаква и няма пречки пред него да изпълнява задълженията си по работа - не са довели до желаното работно поведение или изпълнение, устното предупреждение е следващата логична стъпка, Вербалното предупреждение е форма на дисциплинарна мярка, която се издава чрез известяване на вашите очаквания на служител и предупреждаване, че ще предприемете допълнителни дисциплинарни действия, ако изпълнението му не се подобри.
Сътруднирайте с някого в отдел „Човешки ресурси“ на вашия офис или говорете с вашия непосредствен ръководител, за да откриете правилната процедура за издаване на устно предупреждение. Например, въпреки че ще говорите с служителя, все още ще трябва да документирате писмено предупреждението, за да има запис.
Прегледайте всички бележки, които може да сте направили в миналото по отношение на разговорите със служителя относно същите проблеми, които са ви накарали да решите да приемете устно предупреждение. Съберете фактите от ситуацията, преди да се изправите пред служителя, така че вашата цел и предупреждение да са ясни. Познаването на фактите също ви помага да устоите на позицията си, ако служителят се опита да спори с вас за минали събития. Обърнете внимание на всичко, което преди сте предложили, че служителят трябва да направи, за да подобри поведението си или работата си. Планирайте да обсъдите защо стратегиите не работят и защо са довели до устното предупреждение.
Помолете друг надзорен орган да седне, докато давате устното предупреждение. Нека служителят ви придружи до частна зона или офис, където другият надзорен орган вече чака. Нека служителят знае, че присъствието на другия надзорен орган е свидетел на разговора. Обяснете проблемите с поведението или работата си в учтиво и професионално отношение. Кажете му как може да реши проблема. Попитайте го дали той разбира въпроса и иска от неговите идеи да коригира проблема.
Уведомете го, че му издавате устно предупреждение, което се превръща в част от постоянния му трудов опит. Кажете му, че ако не предприеме препоръчаните стъпки, за да коригира проблема, това може да доведе до по-нататъшни дисциплинарни действия, включително и до загубата на работата му. Помолете го да провери дали разбира, че работата му е застрашена.
Започнете разговора на положителна нота, предайте негативните новини и завършете на положителна нота. Например в края на разговора му кажете, че сте сигурни, че той може да направи необходимите промени, за да подобри поведението или работата си. Бъдете твърди, но любезни по всяко време.
Документирайте подробностите за устното предупреждение писмено за документите на служителя. Подпишете и поставете дата на документа. Помолете наблюдаващия да подпише и постави датата на документа. Тази стъпка се изпълнява, след като служителят напусне офиса, тъй като не е необходимо служителят да подпише устно предупреждение, тъй като присъстващият надзорен орган проверява устното предупреждение чрез свидетелство и подпис. Ако имате знак за служител, той може по-късно да каже, че никога не е получавал устно предупреждение, което потенциално би могло да предизвика правни проблеми.
Съвети
-
Дори по време на случайни разговори с служителя за проблемите с работата, винаги си водете бележки, за да се обърнете към тях по-късно.
Проверете дали служителят разбира, че издавате устно предупреждение и неговите последици. Използвайте думите "устно предупреждение" и се уверете, че той знае, че работата му е изложена на риск, освен ако не предприеме подходящите стъпки за отстраняване на проблема.
Внимание
Чуйте обяснението на служителя, когато издавате устно предупреждение. Може да осъзнаете, че има проблем, който трябва да бъде решен, за да помогне на служителя. Направете каквото можете - с разум - да помогнете на служителя да подобри работата си.
