Координацията на проекта - понякога известна като управление на проекти - изисква няколко умения и способност за адаптиране към променящата се среда. Координаторите на проекти обикновено са задължени да работят с редица лица и да изискват капацитет за организиране и управление на данни и физически лица. Въпреки че всеки проект е различен, някои съвети са полезни за всички координатори на проекти.
Разработване на подробен работен план
Преди да започне обръщането на колелата на проекта, разработете подробен работен план, обхващащ всеки аспект на проекта. Включете такива елементи като бюджет, времева линия, списък с контакти и, ако е необходимо, аварийни планове или сценарии за реагиране. Наличието на план ви помага да преминете през някакъв несигурен терен, като същевременно очертаете общата посока на проекта. Разпространете плана до всички съответни участници, така че всеки член на проекта да е на една и съща страница.
Бъдете готови да се отклонявате от плана
Подробен и ясен план е от съществено значение за координацията на проекта, но също така е възможността за импровизиране и промяна на плана, ако е необходимо. Най-добрите координатори на проекти следват план, докато работи; въпреки това, ако планът не успее да насочи проекта към неговите цели, или ако се установи, че липсва в една или повече области, тогава е време да се променят плановете. Координаторите на проекти трябва да бъдат отворени за участие от страна на другите членове на екипа, когато променят плановете и промените трябва да бъдат съобщени на всички съответни участници.
Намаляване на комуникацията
Комуникацията е от съществено значение за координацията на проекта - много участници от различни секции, организации, градове, държави или дори държави често ще трябва да работят заедно за постигането на конкретна цел. Това обикновено изисква честа комуникация между страните; този процес обаче не трябва да стане изтощаващ. Назначаване на минимален брой ключови служители по комуникациите и свеждане на електронните писма до минимум. Това, което отнема няколко електронни писма да работи, често може да бъде организирано бързо и просто чрез телефонно обаждане.
Разработване на лидерски умения
Лидерските умения са широкообхватни и необходимите умения ще варират от проект до проект. Някои умения обаче се открояват като най-важни за успеха в координацията на проекта - организацията, интелигентността, откритостта и дори чувството за хумор помагат да се създаде атмосфера, благоприятна за успех. Координаторите не са перфектни, но могат да бъдат по-добри или по-лоши и винаги има място за подобрение. Координаторите на проекти трябва да бъдат отворени за обратна връзка от другите и да отделят известно време, за да обмислят как техните лидерски умения могат да бъдат разработени и внедрени по по-полезен и ефективен начин.
