Създаването на нов бизнес офис е вълнуващ момент в живота на собственика на бизнеса. Въпреки това, преместването в пространство, което вашият бизнес може да нарича дом, е благоприятна възможност, която идва със своя собствен набор от предизвикателства. За да се справите с тази задача директно, създайте план, за да се уверите, че преходът към новия ви офис върви гладко. Отделете малко време, за да създадете нов контролен списък за бизнес офис, който описва всички елементи, от които се нуждаете, за да настроите новото си пространство, така че да е оборудван за първия работен ден.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Софтуер за електронни таблици
Намерете офис пространство за отдаване под наем или покупка. Изберете място, което да е достатъчно голямо, за да отговаря на персонала ви и допълнителния персонал, ако бизнесът ви се разшири. Помислете за място, което включва рецепция, заседателна зала, кухня, стая за почивка за служителите и най-важното, голяма работна зона, която може да побере бюра и офис оборудване.
Използвайте софтуер за електронни таблици, за да създадете новия си контролен списък. Добавете следните колони: „да се направи“, „отговорно лице“, „прогнозна цена“, „действителна цена“, „дата на падеж“ и „състояние“. Удебелявайте всяко заглавие на колоната или я направете различен от черен. В секцията "За да направите" избройте елементите, от които се нуждаете за новия си офис, и неща, които трябва да бъдат направени, преди офисът да се отвори. Създайте следните подкатегории в колоната „Задача“: „подготовка“, „оборудване“, „мебели“, „офис консумативи“, „безопасност“ и „разни“. Накарайте ги да бъдат смели, за да се отличават. Оставете място след всяка подкатегория, така че да можете да добавяте конкретни задачи, ако е необходимо. След като имате електронна таблица за списъка си, можете да започнете да добавяте подходящи детайли.
Под „подготовка“ се включват задачи като наемане на работа; уведомяване на персонала за местоположението на офиса и датата на преместване; изпращане на промяна на адресни карти на клиенти и доставчици; регистриране на бизнеса с местни директории и Жълти страници; наемане на екипаж за почистване; и призовава да се създадат комунални услуги като газ и електричество, високоскоростен интернет и телефонни услуги.
Под категорията "оборудване" добавете задачи, свързани с подбора и закупуването на компютри, принтери, факс машини, фотокопирни машини, раздробители за хартия, външни твърди дискове, скенери, предпазители за пренапрежение, кафе машини, микровълнови печки и хладилници (ако не са включени) с пространството). Добавете всякакви машини или специална електроника, оборудване или консумативи, от които се нуждаете, за да управлявате специфичния си бизнес. Списъкът на елементите ще варира в зависимост от типа бизнес, който пускате.
Избройте елементите, от които се нуждаете, за да обзаведете новия си офис под категорията "Мебели". Включете елементи като бюра, столове, системи за картотекиране и съхранение, кушетки, кошници за отпадъци, табла за обяви и лампи. Направете списък на офис консумативи и ги включете в съответната подкатегория. Включете елементи като лента, хартия за компютри, телбоди и телчета, химикалки и моливи, тави за файлове, календари на бюрото, носители на писма, маркери и папки. В категорията "безопасност" се включват елементи като пожарогасители, детектори за дим и въглероден оксид и комплекти за първа помощ. Избройте количеството, което трябва да закупите за всеки елемент.
Делегирайте задачи между себе си и персонала си. Включете техните имена в раздела „Отговорно лице“ на електронната таблица. Въведете прогнозните си разходи за всеки елемент и актуализирайте с действителните разходи, след като даден елемент бъде закупен или завършен.
Съвети
-
Вземете застраховка за вашия бизнес.
Създайте система за архивиране на всички компютърни файлове ежедневно или седмично. Работете с персонала, за да сте сигурни, че всеки знае и следва тази процедура.
