Конферентните разговори са един от начините, по които ръководителите и служителите се събират, за да обсъждат бизнес. Независимо дали са в един и същи град или разпръснати по целия свят, конферентните разговори дават възможност всички да се съберат в една стая в реално време. Има няколко стъпки, които можете да предприемете, за да осигурите продуктивна и информативна конференция.
дневен ред
След като установите час и дата за конферентния си разговор, трябва да предприемете съответните стъпки, за да се подготвите за срещата. Ако сте лидер на конференцията, завършете дневния ред за конферентния си разговор и го разпространете на присъстващите, доста преди насрочената дата. Програмата за среща трябва да включва датата и часа. Добра идея е да включите часовата зона в дневния си ред за хората, които може да са извън местоположението ви. Дневният ред трябва също да включва началния и крайния час на срещата и кратко описание на всяка тема по приоритет, заедно с имената на отговорните лица и предложеното време за разпределение за всяка тема. Ако конференцията изисква предварителна подготовка, ясно посочете тези изисквания в дневния ред.
конференция
Тествайте линиите си, за да сте сигурни, че имате активна и ясна връзка. Ако използвате безжичен телефон, уверете се, че телефонът е напълно зареден преди срещата. Пристигайте на конференцията най-малко пет минути предварително.
Ако сте участник, ще получите номер за конференция от вашия лидер. Обадете се на конферентната линия. Ще бъдете подканени да въведете номера на конференцията. След като въведете номера, ще бъдете помолени да кажете името си. Ясно посочете името и фамилията си. Може да се наложи да натиснете клавиша (#). След като приключите този процес, системата ще ви каже, че се присъединявате към конференцията и ви съветва колко души в момента посещават. Ако сте пристигнали преди лидера, ще бъдете поставени в режим на задържане, докато лидерът пристигне.
запознанства
Слушайте, преди да говорите. Ако лидерът е пристигнал, но все още не е започнал срещата, може да чуете фин страничен разговор. С приятен глас, поздравете и се представете. Поставете телефона на заглушаване, докато срещата започне. Ако нямате бутон за изключване на звука, използвайте функциите за заглушаване, които са осигурени от конферентната линия.
Когато срещата започне, вашият лидер ще се обади. Когато лидерът вика името ти, признай присъствието си по ясен и професионален начин, като "Да, аз съм тук" или "Здравейте. Това е …". Ръководителят може да поиска от вас да се идентифицирате накратко с другите участници. Ако е така, посочете името си и дайте преглед от 20 до 25 секунди на вашата работа, тъй като тя се отнася до повикването. Бъдете кратки, говорете ясно и останете професионални.
