Конферентните разговори осигуряват удобно решение за сближаване на екипа, за обсъждане на проект, получаване на актуална информация и постигане на консенсус. Много компании са договорили компании за конферентни услуги и тези компании могат да предоставят специални телефонни номера и кодове за достъп на персонала, заедно с уеб програма, която планира и уведомява телеконференциите. Зададен телеконферентен номер осигурява гъвкавост при провеждане на конферентни повиквания по всяко време и уведомленията за срещите могат да бъдат изпращани по електронна поща на участниците. Бюджет или безплатни услуги за конферентен разговор за малки фирми определят номер за телеконференция по време на планирането, така че планирането на среща онлайн изисква минимално планиране.
Специална конферентна линия
Отворете ново имейл съобщение или заявка за среща (ако приложението ви за електронна поща има тази функция, като например Microsoft Outlook). Въведете имейл адресите на участниците в секцията "До" или "Участници". Въведете темата на срещата в реда "Тема".
Въведете следната информация в основния текст на електронната поща или използвайте автоматичните полета в заявката за срещата: Дата на срещата Време за започване на срещата (включително часовата зона) Краен час на срещата (включете времеви пояс) Номер на обаждане (специален телефонен номер на конференцията) Код на конференцията (ако е приложимо, за участниците, които имат достъп до конференцията)
Отворете раздела за планиране на заявки за срещи и използвайте падащото меню до всеки участник, за да определите дали са задължителни или незадължителни участници (повечето програми имат неизпълнение по подразбиране). Ако графиците са достъпни онлайн, проверете дали желаните от вас участници са на разположение по време на желаната времева рамка и дата.
Прикачете дневен ред или материали за срещи, като кликнете върху бутона „Прикачен файл“ на лентата с инструменти за електронна поща. Ако желаете, напишете съобщение в тялото на вашата електронна поща след детайлите на конферентния разговор. Кликнете върху бутона "Изпрати", за да изпратите известието за срещата си.
Планирайте конферентен разговор с помощта на уеб помощната програма
Влезте в своя акаунт за конферентна услуга, като например Premiere Conferencing, Go to Meeting или Free Conference.
Кликнете върху опцията "Планиране на конференцията". Изберете датата на срещата, началното и крайното време (или продължителността) и очаквания брой участници. Въведете темата на срещата си в полето „Тема“. Изберете вида на конферентния разговор, като щракнете върху опцията "Безплатна конференция" или "Конференция за директно набиране".
Прегледайте точността на информацията и кликнете върху бутона "График". Отпечатайте страницата за потвърждение за подробности от конферентния разговор или запазете информацията на компютъра.
Кликнете върху опцията за изпращане на известие по електронна поща до участниците. Въведете имената на участниците и имейл адресите в съответните полета. Кликнете върху бутона "Изпрати", за да изпратите известие до участниците с инструкции за набиране и потвърждение на вашия имейл адрес.
Съвети
-
Помолете участниците да потвърдят, че ще се присъединят към конферентния разговор - те могат да отговорят утвърдително на вашето имейл съобщение или да кликнат върху бутона „Приемам“ в уведомлението за заявката за среща. Изпратете имейл за напомняне и всяка допълнителна информация ден преди срещата. Когато планирате конферентен разговор с помощта на уеб инструмента, удължете продължителността или крайния час и разпределете един или двама повече участници от планираното, за да си осигурите гъвкавост. Конферентната услуга обикновено ще ви таксува само за броя на присъстващите и реалния брой използвани минути.
Внимание
Избягвайте объркване, като проверите данните за събранието, преди да изпратите известието. Някои приложения за електронна поща регистрират всички заявки за срещи в календара и се добавят конфликтни или актуализирани срещи (без да се заменя остарялата среща).
