Прекратяването на конферентния разговор може да бъде от решаващо значение по отношение на това как влияе на връзката и бъдещето на участниците в поканата. Например, ако призованието за продажби на конференция завърши лошо и няма да се говори за следващите стъпки в процеса на продажби, могат да се направят погрешни схващания, които могат да попречат на продажбата. Най-добре е да планирате изходна стратегия за повикването, така че повикването да приключи гладко.
Планирайте разговора. С правилния план, участниците в поканата могат да бъдат сигурни, че всички теми ще бъдат обхванати и всеки въпрос от дневния ред е разгледан. Прекратяването на разговора преждевременно, когато не цялата информация е съобщена, може да бъде пагубна.
Планирайте стратегия за изход за различни сценарии. По редица причини поканата може да приключи рано и ако свърши рано, другите страни трябва да знаят как да реагират и какви стъпки да предприемат, за да се гарантира, че поканата не се губи. Това може да бъде постигнато чрез подготовка на някои заключителни бележки и отнемане на действителни стъпки.
Обобщете обаждането. Когато всички въпроси от дневния ред са обсъдени и на всички въпроси е отговорено. Попитайте тези, които са на телефона, ако имат нещо друго, за да добавят, ако след това не обобщят точките на обаждането и се уверете, че всички разбират казаното. Отидете един по един и повторете стъпките за проследяване с всеки член на конферентния разговор, така че всеки да знае кой какво прави и всеки е наясно с плана, който върви напред. Затворете, като кажете на всички как ще се съобщават последващите действия. С уважение се обърнете към всеки човек по телефона и кажете сбогом, след това затворете. Изпратете имейл до всички страни, които обобщават повикването.
