Бизнесът сключва договор с външни фирми за редовното предоставяне на разнообразни задачи по поддръжката. Тези външни фирми включват услуги за почистване, грижи за растенията и изхвърляне на отпадъци. Тези дейности попадат извън основната дейност на бизнеса. Договарянето на тези отговорности позволява на компанията да се съсредоточи върху своята дейност.
Първоначална покупка
Компаниите сключват договори за предплатена поддръжка в продължение на няколко месеца. Компанията заплаща пълния размер на договора, а фирмата за поддръжка обещава да предостави услугата за срока на договора. Когато дружеството сключи договора, дружеството записва договора като предплатен актив в счетоводните документи. Счетоводителят записва това, като дебитира "Предплатен договор за поддръжка" и кредитира "Кеш" за сумата, платена за договора.
Периодична корекция
В края на всеки период изтича част от договора. През периода изпълнителят предоставя услуги по поддръжката на бизнеса. Тъй като пълното плащане вече е направено, не се изискват допълнителни плащания. Изтичането на срока на договора обаче трябва да бъде записано. Счетоводителят определя размера на договора, който е изтекъл, като вземе пълното плащане за договора и го раздели на броя периоди, обхванати от договора. Счетоводителят дебитира "Разходи за поддръжка" и кредитира "Предварително платен договор за поддръжка" за сумата в долари на изтеклата част от договора.
Отчитане на баланса
Договорите за предплатена поддръжка са сметки за текущи активи. Текущ актив ще бъде използван в рамките на една година. Предварително платен договор за поддръжка рядко се простира отвъд една година и се квалифицира като текущ актив. Балансът разделя активите на текущи активи и дълготрайни активи. Счетоводният баланс изброява текущите активи на първо място.
Отчитане на дохода
Отчетът за доходите съобщава рентабилността на дружеството чрез изваждане на разходите от приходите за определяне на нетния доход. Счетоводителят включва всички оперативни разходи. Изтеклата част от договора за поддръжка, или "Разходи за поддръжка", се отчита в отчета за доходите, за да се получи нетният доход на компанията.
