Когато се извърши продажба, освен ако клиентът не плати незабавно за продукта или услугата, покупката се създава като вземания, които клиентът дължи. Вземанията са пари, които купувачите дължат на компания и която е в баланса като текуща. актив.
Записване на вземания
Условията за плащане за клиента се записват, обикновено в система за автоматични вземания. За повечето компании условията са стандартни. Един общ стандарт е "нетни 30 дни", което означава, че общото дължимо плащане се дължи за 30 дни. Повечето термини включват такса за забавено плащане, ако фактурата не е платена навреме. Таксите за забавено плащане могат да представляват процент от дължимата сума или такса за просрочено плащане или комбинация от двете.
фактуриране
Въз основа на условията за клиент на А / Р се създава фактура и се изпраща на клиента. Фактурите се изпращат на клиента преди датата на плащане, за да се даде на клиента време да извърши плащане. Много компании печатат и изпращат фактури на седмична база.
Приложение за плащане
С получаването на плащанията, те се записват и въвеждат в автоматизирана система или се записват ръчно в счетоводен лист. Плащанията се прилагат спрямо общата сума, която клиентът дължи, приспаднат от дължимата сума и изчислена, за да покаже остатъка.
Уведомление и докладване за просрочено плащане
За плащания, които не са извършени след датата на падежа, на клиентите се изпраща известие за просрочено плащане.
За да се осигури управление на вземанията от клиенти с информация за дължимите и неплатените пари, се създава отчет за "остарели" вземания. „Отлежал“ доклад показва общия брой долари, дължими от даден период. Например, отчетът показва сума в долари, която е 30 дни с просрочие, 60 дни с просрочие и 90 дни с просрочие.
Лицето, което отговаря за проектирането на паричните потоци в предприятието, използва информацията от отчетите за вземанията и заявлението за плащане, за да покаже събраните пари и когато се дължи допълнително плащане. Тази информация се използва за определяне на наличните средства за управление на бизнеса и дали са необходими допълнителни средства от финансови източници, като например банки за краткосрочни заеми.
Колекции
Просрочените вземания се проследяват или от отдела за вземания (за по-малки компании), или от отдела за събиране на вземания. Ръководителят на колекциите преглежда парите, които са били изтекли, и дейността на колекторите, като например броя на осъществените обаждания за събиране и събраната сума.
Дейностите по събиране могат да бъдат възложени на агенция за събиране, ако дадена компания реши да не прави колекции вкъщи. Ако вътрешните колекции не са успешни, несъбираемите могат да бъдат възложени на външни изпълнители.
