Решенията за продуктови инвентаризации могат да бъдат игра за познаване на собствениците на фирми. Твърде много инвентар е скъпо от гледна точка на капитала, който свързва, и твърде малко може да бъде също толкова скъпо, ако клиентите отидат някъде другаде, за да правят покупки. Всеки ориентиран към продукта бизнес трябва да обърне специално внимание на управлението на запасите. Използването на QuickBooks Pro за проследяване на запасите може да осигури на собствениците на предприятия начини за водене на точни и актуални записи с подробности за количествата, разходите и препродажбите. Проследяването на запасите в QuickBooks Pro позволява също така на собствениците на фирми да задават подредба на напомнянията и да създават поръчки за покупка, когато инвентарът достигне посочената точка за пренареждане.
Добавете и актуализирайте информацията за доставчика. Добавете всички доставчици, които не са вече във вашия списък с доставчици, като изберете „New Vendor“ от раздела „Vendors“ в главното меню на QuickBooks Pro. В прозореца „Нов доставчик“ добавете информация за контакт с доставчика в раздела „Информация за адреса“ и номера на сметката и информацията за кредитната линия в раздела „Допълнителна информация“. Актуализирайте информацията за настоящите доставчици, ако е необходимо.
Включете проследяването на рекламните места и задайте предпочитанията за рекламни места. Ако преди това не сте проследявали рекламни места, тази функция може да не е активна, тъй като не е настройка по подразбиране в QuickBooks Pro. Изберете “Preferences” от раздела “Edit” на главното меню на QuickBooks Pro и след това изберете “Items & Inventory” от списъка в лявата страна на прозореца “Preferences”. Изберете раздела „Предпочитания за фирмата“ и поставете отметка в първото поле, за да включите проследяването на рекламните места. Задайте опции за пренареждане на напомнянията и дублирани предупреждения за поръчка за покупка.
Създаване на артикули за рекламни места. Създайте запис, за да опишете всеки елемент, който ще влезе в инвентара, и го свържете със съответната сметка на дохода. Изберете “Списъци” от главното меню на QuickBooks Pro, след това изберете “Item List” и натиснете бутона “Item-New” в долния ляв ъгъл на екрана, за да отворите прозореца “New Item”. Добавете информация за елемента от рекламните места, както следва:
Тип: “Инвентарна част” Информация за поръчката: име / номер на артикула и номер на продукта на производителя Информация за покупката: цена на едро, предпочитан доставчик и описание на артикула, който ще се появи в поръчките за продажба Информация за продажбата: продажната цена на дребно, сметката за дохода използвайте за проследяване, като Продажби, и описание, което ще се покаже в инвентарната информация за приходите от продажби: оставете този раздел празен, тъй като той ще се актуализира автоматично, когато въведете елемента в рекламните места
Въведете елементи на рекламните места. Тук можете да създадете и започнете да проследявате рекламни места. Изберете „Получаване на елементи“ от раздела „Център за доставчици“ в главното меню на QuickBooks, за да въведете артикули, които вече сте платили, като например исторически данни за наличните инвентарни позиции към датата, на която започнете проследяването на запасите в QuickBooks Pro. Изберете елемента от инвентара от падащото меню „Елемент“ и попълнете количеството. Останалите полета, включително описание, цена и сума, ще се попълнят автоматично за вас.
Ако въвеждате елементи в инвентара, които изискват плащане, изберете „Получаване на елементи и въведете сметка“. Изберете елемента от инвентара от падащото меню „Елемент“ и въведете количество. Останалите полета включват доставчика, условията за плащане, сумата, датата на падежа и информацията за инвентара ще се попълнят автоматично.
Съвети
-
Когато включите проследяването на запасите, QuickBooks Pro добавя три нови сметки към вашия Сметка: Инвентарен актив, Разходи за продадени стоки и Коригиране на запасите.
За да се осигури точност, е добра идея да извършите физическа инвентаризация, преди да влезете в инвентара.
Внимание
QuickBooks Pro има прозорец за коригиране на запасите, който да се използва при коригиране на разликите във физическия брой на инвентара. Не използвайте този прозорец, за да записвате нови рекламни места.
