Преносимите лаптопи могат да бъдат от полза за вас и вашите клиенти. Вие натрупвате приходи, като същевременно предлагате удобство на клиентите си. Въпреки това, когато вашият отдел за ИТ поддръжка наеме лаптопи на физически лица, от жизненоважно значение е да има система за проследяване, която минимизира загубата на лаптопи. Не е нужно да плащате на професионална компания, за да инсталирате специализирано оборудване, за да следите преносимите компютри. Вместо това можете сами да изпълните задачата.
Подготовка на системата за проследяване
Извършете пълна инвентаризация на собствените си лаптопи. Когато попълвате инвентара, отбележете информация като номер на модел, тип на оборудването и сериен номер.
Създайте специализиран номер за всеки лаптоп, за да ги следите, когато излезете. Можете да използвате комбинация от букви и цифри.
Прикрепете стикери към всеки лаптоп със съответния сериен номер и запазете инвентарния списък на сигурно място.
Разработване на системата за проследяване
Определете типа на системата за проследяване, която искате да използвате. Например, ако искате да отидете без хартия, трябва да създадете документ, като например електронна таблица, за да следите заемането на лаптопите.
Разработете формуляр за напускане на лаптоп. Независимо дали формулярът е хартиен или електронен, трябва да имате същата информация за него. Включете: вид на провереното оборудване, цвят, характеристики, номер на етикет на актива, сериен номер, номер на модела и информация за кредитополучателя. Напишете политиката за заеми.
Научете служителите си как да използват системата за проследяване и да следите всеки излязъл от употреба лаптоп.
Въвеждане на системата за проследяване
Дайте на всеки кредитополучател формуляра за напускане на лаптопа. Ако използвате електронна система, трябва да отпечатате формуляра и да я подпишете. Кажете на служителите си да обяснят политиката ви на заемане.
Изпълнете седмична инвентаризация на все още притежаваните от вас лаптопи.
Забележете всички лаптопи, които все още са на заем. Ако е изтекъл срокът, свържете се с кредитополучателя.
Съвети
-
Ако за кратко време отдавате лаптоп, може да искате да имате резервна система. Една резервна система е да се запази идентификацията на кредитополучателя. Например, ако сте в колежански университет, можете да поискате идентификацията на студентския колеж като обезпечение, за да ви помогне да следите заемащите лаптопи.
Внимание
Политиката ви на заем трябва ясно да обясни политиката на вашата компания по отношение на личната отговорност на кредитополучателя за загубени или откраднати кредитни преносими компютри.
