Много хора смятат, че рецепционистката и секретарката имат една и съща работа, същите отговорности и двете длъжности са взаимозаменяеми. Причината, поради която хората приемат това предположение е, че и секретарите, и рецепционистите често отговарят на телефони и изпълняват служебни задачи. Двете работни места са напълно различни, тъй като секретарката и рецепционистката имат различни роли и изисквания.
секретар
Задълженията на секретаря варират в зависимост от вида на секретаря и размера на организацията. Бизнес тенденциите са се променили с технологичния напредък. В миналото всеки мениджър имаше свой секретар. Поради електронната поща и автоматизираната гласова поща секретарят може да работи за няколко мениджъри. В една малка компания може да има един секретар за всички мениджъри. Тя обработва цялата поща, насрочва срещи, поръчва доставки и отговаря на телефона. Ако секретарят работи само за един или двама ръководители, на нея често се дават допълнителни задължения, подобни на тези на администратора. Например, секретарят по човешките ресурси може да провери референциите. Секретарят обикновено трябва да притежава най-малко диплома за средно образование и много офиси предпочитат да наемат тези, които имат степен по либерални науки, секретарско обучение или степен или сертификат от административно училище за подкрепа. Секретарят трябва да има бърза скорост на писане, познаване на компютрите и комуникация и умения на хората, съобщава Държавният университет.
Рецепционисти
А рецепционист е този, който виждате първо, когато влезете във вратата на бизнеса. Рецепционистката поздравява посетителите, отговаря на телефона, пише писма и документи и поддържа работната зона чиста по време на работния ден. Администраторът може също да подписва посетители в и извън бизнеса, да сортира поща, да поддържа дневник за обслужване на служителите и да коригира писма, доклади и имейли. Обикновено се предпочита диплома за средно образование. Но ако сте интелигентни и имате приятелско поведение и външен вид, работодателите често ценят тези качества пред формалното образование. Някои компании предлагат обучение на работното място на рецепционистите, според държавния университет.
Различия в отговорността за работа
Част от отговорностите на рецепционистите е да поздравят посетителите на фирмата; секретарката обикновено не носи отговорност за поздравителни посетители. Секретар може да поздрави посетителите, но само ако те посещават един от конкретните мениджъри, за които работи секретарят. Секретарят работи специално за един или повече мениджъри. Рецепционистът представлява цялата компания и не работи специално за никого. Секретарка може да има допълнителни отговорности, като насрочване на срещи, поръчване на доставки, организиране на пътувания и обработка на дребни пари. Той може също да има допълнителни отговорности в зависимост от неговия тип, като правен, финансов или маркетинг. Отговорностите на рецепциониста са общи - поздрав, отговаряне на телефони, сортиране на поща и други малки отговорности, определени от компанията, според държавния университет.
Други разлики
Бюрото на рецепциониста често се намира в най-видимата зона на компанията. Тя е първият човек, който виждаш, когато влезеш в компанията. Офисът или районът на секретаря често се намират в близост до ръководителите, за които работи. Също така, обикновено се изисква секретарка да има поне диплома за средно образование и дори сертификат или диплома за колежа. За рецепционист се предпочита диплома за средно образование, но не винаги е необходима. Към 2009 г. средната годишна заплата за рецепционистите и информационните служители е 26 010 долара, средната годишна заплата за секретарите от по-ниско ниво е 31 060 долара, а средната годишна заплата за изпълнителните секретари и административните сътрудници е 44 010 долара, според Бюрото по трудова статистика.
