Рецепционистите обикновено са първите хора, които виждате при влизане в офис, което ги прави важно представяне на компаниите, за които работят, и другите професионалисти в офиса. Наблюдаването на бизнес етикетите е основна част от работата на рецепциониста, но разнообразните и променящи се мнения за това, какво представлява доброто поведение, затрудняват рецепциониста или надзорника да определи подходящо поведение.
значение
Важността на рецепционистката като човек, който дава първо впечатление на обаждащите се и посетителите, е трудно да се надценява. Рецепционистката с бедни маниери поставя отрицателен тон преди среща и не успява да вдъхне доверие на потенциалните клиенти. От друга страна, рецепционистката, която наблюдава бизнес етикета, дава силно усещане за професионализъм и ефективност. Това не само подобрява имиджа на компанията пред външни лица, но и помага на другите работници да се чувстват така, сякаш техният офис е професионално място за работа.
Видове
Рецепционистите представляват своите работодатели по различни начини. Отговаряне на телефонни обаждания и поздравителни посетители са две от най-обичайните задължения на рецепционистите, като и двете изискват правилно етикетиране. Политиката на компанията може да изисква администраторите да използват предварително определен телефонен скрипт, когато получават повиквания и се свързват с различни типове клиенти. В други случаи рецепционистите имат право да използват собствената си преценка при всяко взаимодействие с различно, макар и подходящо ниво на формалност и професионализъм. Лицата, които работят в офиса, понякога предават допълнителни правила на рецепциониста, като например кога и как рецепционистката може да се свърже с тях.
обучение
Докато някои офиси изискват рецепционисти да притежават гимназия или колеж, голяма част от етикетното обучение на рецепционистите се осъществява на работното място. Рецепционистите биха могли да започнат работа в офис с позиция, която не изисква взаимодействие, като работа за въвеждане на данни или офис асистент. Вниманието към фирмените политики и начина, по който се държат рецепционистите, може да квалифицира нови служители за първа позиция на рецепционист, която ще генерира опит, който може да бъде полезен при осъществяването на други работни места за рецепционисти.
Съображенията
Всяка индустрия и офис имат свои правила за етикета на рецепциониста. Някои офиси изискват формален режим на обличане и говор. Други налагат по-обикновена форма на етикет, за да могат клиентите да се чувстват спокойни и добре дошли. Комуникацията между новия рецепционист и надзорните органи е от съществено значение, така че всеки да знае какво се очаква. Като рецепционист, ако не сте сигурни в етикета за дадена ситуация, учтиво се извинете и помолете надзорник или старши рецепционист как да реагирате.
Съвети
Въпреки че всеки офис е различен, рецепционистите все още могат да се възползват от някои от същите съвети. Многозадачността е от съществено значение за доброто изпълнение на работата, но когато някой влезе в офиса, важно е да й отдадете цялото си внимание. Това означава задържане на обажданията или бързото им попълване, поставяне на документи и пряк контакт с очите. Работното пространство на рецепциониста трябва да бъде свободно от елементарно проектиране, за да се проектира по-професионално и също така да се улесни попълването на прости задачи като намиране на информация и предлагане на някого с писалка за попълване на формуляр. Най-накрая, когато някой влезе в офиса, рецепционистът винаги трябва да поеме водещата роля, за да се увери, че гостът е допуснал присъствието му, и да му спести неудобството да не знае къде да отиде.
