Един бизнес може да има няколко позиции, за да поддържа операциите безпроблемни и да запази щастливите служители. Две от тези длъжности са секретари и офис мениджъри и те се различават значително по отговорности, обхват, образование и заплата. Докато офис мениджърът работи в тясно сътрудничество с вътрешните операции, секретарите служат както на мениджърите, така и на компанията, особено ако секретарят поема общите административни задължения.
Описание на секретаря
Секретарите изпълняват две основни роли, като осигуряват подкрепа на офис мениджъри или изпълнителни директори и изпълняват основни задачи на рецепционистите. Те отговарят на телефони, насрочват срещи и срещи и пишат доклади или документи от името на мениджъри и изпълнителни директори, обработват входящата и изходящата поща и актуализират софтуерните документи, когато е необходимо. Действителните задължения могат да се променят в зависимост от въпросното място, тъй като съдебните секретари могат да обработват запитвания от правни клиенти и да актуализират папките на пациентите в медицинска обстановка.
Описание на заданието на Office Manager
Офис мениджърът отговаря за надзора и ръководството на служителите в офис средата. Офис мениджърите познават целите на бизнеса и конкретния отдел, така че те трябва да гарантират, че цялата работа, изпълнявана от служителите, отговаря на бизнес насоките, целите и стандартите. Някои мениджъри делегират задачи, задачи и проекти на служители, работещи в определен отдел. Офис мениджърите трябва също да се придържат към бюджетите, определени от счетоводния отдел и да изпълняват планираните срокове.
Образователни изисквания
Секретарят често има диплома за средно образование. Осигурява се допълнителна подготовка на работното място, така че секретарът научава вътрешните операции на бизнеса и използва компютърната система по време на тренировъчния период. Правните и медицинските секретари могат да изискват допълнителна сертификация от Националната асоциация на съдебните секретари или Международната асоциация на административните специалисти. Офис мениджърите често имат обучение след завършване на средно образование по управление на офис или административни услуги или подкрепа. След средното образование може да включва бакалавърска или асоциирана степен.
Разлики в заплатите
Тъй като офис мениджърите имат богат образователен опит и управляват други служители в офис, те получават по-висока заплата от секретарите, според публикуваното от американското Бюро по трудова статистика информация за заплатите. Към 2008 г. офис мениджърите и супервайзорите на служителите са печелили около 45 790 долара годишно, докато секретарите са спечелили средна стойност от 25,240 долара към 2010 г. Най-добре платените секретари печелят 36 910 долара годишно, като все още са под средните за офис мениджърите.
