Човекът, който поздравява клиентите, когато влязат в офис, представя имиджа на компанията. Дезорганизиран, безразличен рецепционист представя компанията като непрофесионална и безразлична. Междувременно, топло посрещнати от внимателен член на персонала, клиентът се чувства ценен и може да я накара да развие по-дълги отношения с компанията. Не забравяйте също, че в определени видове офиси като кабинет на лекар или терапевт и преди важни срещи като интервюта, посетителите могат да се чувстват нервни. Един приятелски поздрав може да помогне да ги успокоите.
Позиционирайте бюрото си срещу входа, така че да виждате клиентите, когато влизат. Уверете се, че офисът изглежда спретнат в началото на всеки ден и го поддържайте организиран през целия ден. Доставяйте опаковките незабавно или ги поставете извън полезрението. Дръжте документите правилно подадени и книгата ви за срещи е достъпна. Изпълнете подходящите компютърни програми, за да можете лесно да търсите информация за клиента.
Усмихнете се и посрещнете клиента, предавайки истинска топлина и ентусиазъм. Използвайте поздрав, който сигнализира, че сте го очаквали, ако случаят е такъв - но само ако знаете, че това е клиентът, който очаквате. Ако очаквате клиент във вашата адвокатска кантора в 9 часа сутринта, и човек, облечен за бизнес среща, ще влезе, можете да се усмихнете и да кажете: "Здравей, Джон ли си? Много е приятно да се запознаем." Никога не посочвайте пълното име на клиента - третирайте тази информация като поверителна. Използвайте по-общ поздрав, ако не познавате клиента, например: "Добро утро, добре дошли в фирмата XYZ. Как мога да ви помогна днес?"
Осигурете помощ на клиента, като организирате среща, дайте й документите, които трябва да попълните или да я уведомите, че ще кажете на съответния човек, че е пристигнала. Нека клиентът знае колко дълго ще трябва да изчака. Попитайте я дали има някакви въпроси и отговори на най-доброто от себе си. Ако трябва да проверите отговора, уверете се, че ще го направите.
Насърчете клиента да се отпусне, докато чакате. Предложете на клиентите освежителни напитки като вода, кафе или чай, ако има такива. Ако клиентът откаже офертата, кажете му да ви уведоми, ако промени мнението си. Продължете да се усмихвате и да осъществявате контакт с очите, когато говорите с клиента, предавайки топлина и ентусиазъм.
Учтиво помолете клиента да изчака само за момент, ако трябва да отговорите на телефона. Отговорете на телефона с поздрав като „Добро утро, това е Тери от фирмата XYZ. Благодаря на обаждащия се, че държи и я уверява, че ще бъде с нея. След това се обърнете към клиента в офиса.
Следвайте протокола на вашия офис за запознаване на клиентите с персонала. Призовете члена на персонала веднага щом клиентът пристигне, ако знаете, че членът на персонала не се среща с друг посетител. В противен случай, призовайте подходящия член на персонала по телефона, когато назначаването на клиента е планирано да започне.
Придружете клиента до офиса на служителя, ако това е приетата процедура във вашия офис, а служителят е посочил, че желае да започне срещата. Алтернативно, призовавайте служителя в зоната за чакане, за да се срещнете с клиента. Представете клиента и члена на персонала, ако те все още не са се срещнали, използвайки фамилни имена или имена, в зависимост от предпочитанията на вашата фирма.
