Поддържането на вашите надзорници, връстници и подчинени е добре информирано и е от съществено значение за доброто функциониране на офиса. Въпреки че много от ежедневната информация се обменя лично, по електронна поща или по телефона, понякога е необходимо да се напише меморандум, в който да се споменават дискусиите и действията, които вече са се състояли (включително оценките на служителите) и / или всички се "вдигат" по отношение на предстоящите промени. Ето какво трябва да знаете, за да съберете мислите си и да напишете ефективна бележка.
Определете целта на бележката, която искате да напишете. Опитайте се да го обобщите в едно кратко изречение. Примери: Ориентация за нови служители; Нови процедури за обработка на заявленията за пътуване; Ваканционен Потлък. Това изречение ще представлява линията "Предмет" в горната част на Вашата бележка непосредствено под адресатите.
Идентифицирайте лицата, на които ще се обърне бележката. Ако е само за няколко души, меморандумът ще ги идентифицира по име, заглавие и отдел. Ако обаче става дума за голяма група, те ще бъдат идентифицирани с колективно заглавие. Примери: Всички служители; Мениджъри от сектор 4; Персонален помощен персонал. Тази информация ще бъде поставена в реда "До" на бележката.
Идентифицирайте себе си и заглавието си в реда "От". Дори ако всеки ви познава като „Боб“, трябва да се идентифицирате и по двете си имена.
Следвайте "Правило на 3" при конструирането на съдържанието на Вашата бележка; конкретно, кажете на вашите читатели какво ще им кажете, кажете им какво е и завършете, като повторите това, което току-що им казахте. Например, може би вашата бележка е за напомняне на служителите си, че отвличането на вниманието на празничния сезон го прави популярно време крадците да крадат вещи като портмонета и лични вещи, оставени на видно място. Първият параграф би ги посъветвал за необходимостта да бъдат предпазливи. Вторият параграф ще даде съвети за заключване на бюра и врати и ще бъде по-наясно с посетителите. Третият параграф ще препоръча действия, които трябва да се предприемат, ако наблюдават подозрително поведение или са жертва на кражба на офис.
Използвайте точки за бележки, които предоставят процедурно съдържание или какъвто и да е вид контролен списък. Те са много по-лесни за проследяване и разбиране, отколкото за въвеждането им в описателен параграф.
Спазвайте правилото за 1-инчови полета от лявата и дясната страна и долната част на страницата. Най-горната част на страницата ви е може би някаква форма на бланка или шаблон, който ще намали горната граница надолу с няколко инча. Ако нямате бланки, можете сами да създадете хубав документ, като центрирате думата "MEMO" с получер шрифт 2 или 3 инча от горната част на страницата. "До:", "От:" и "Тема:" ще бъдат въведени отляво. Тялото на бележката е с едно разстояние.
Използвайте 12 pt. шрифт, който ще бъде лесен за четене от вашите получатели. Times New Roman и Courier са стандартни; Bookman и Palatino също са приемливи.
Проверете добре съдържанието си, преди да го отпечатате.
Копирайте колкото се може повече копия и ги разпределете на получателите.
Съвети
-
Когато е възможно, запазете бележката си на една страница. С толкова, колкото всеки в офиса трябва да направи, всяка бележка, която отива на няколко страници, е вероятно да бъде оставена настрана за последващо четене и в крайна сметка ще стигне до дъното на стека. Ако съдържанието е от спешно естество или е свързано с предстояща среща, те трябва да поставят своите календари, уверете се, че това се откроява в темата, така че вашите читатели да не го пропуснат.
Внимание
Ако съдържанието на Вашата бележка е отрицателно или може би е написано в дух на неудобен момент, оставете го настрана за няколко часа или до следващия ден и го прочетете отново.
